In een eerder gesprek rondom het integratietraject met Motion10 geven Niels Janssen en Daan Krijnen van Rotra aan dat een flexibele integratielaag noodzaak was, als basis voor wendbaarheid. Bovenop dit platform zou men bij Rotra aan de slag gaan met business intelligence en een klantportaal. Onder andere om ons eigen inzicht in deze case te vergroten, spraken we enkele maanden later met een collega van Niels en Daan. We doken de diepte in met Mark Roos, Business Applicatie Architect bij Rotra. Wat was eigenlijk de aanleiding voor het bouwen van een dataplatform en een klantportaal, bovenop de flexibele integratielaag? Wat verwacht Rotra hiermee te bereiken?
Over Koninklijke Rotra
Het meer dan 100 jaar oude Nederlandse familiebedrijf Koninklijke Rotra ontwikkelt zich tot een vertrouwde en gerenommeerde One-Stop Logistics Shop. Rotra heeft vestigingen in onder andere Nederland en België en ongeveer 860 medewerkers in dienst. Rotra verzorgt de Supply Chain voor een brede klantenkring. Het bedrijf acteert als ketenregisseur van A tot Z. Van wereldwijde import, export en opslag tot en met de bewerkingen, de voorraadcontrole, het ordermanagement en de wereldwijde door-to-door distributie.
Aanleiding en doelen voor een Data & Analytics project
Wat was de aanleiding voor Rotra om aan BI te denken? Hoe helpen overzichten in BI-dashboards hen verder? En wat levert het op? Een interview met Mark Roos, Business Applicatie Architect bij Rotra.
Evolutie, niet een revolutie van informatieverschaffing
Mark Roos: “Ja, wat is de aanleiding? Ik denk ‘s ochtends niet: we gaan vandaag eens een datalaag opzetten, dat lijkt me zo gaaf! Het is ook meer een evolutie dan een revolutie van informatieverschaffing. Je hebt te maken met verschillende doelgroepen en verschillende vragen. Vragen van klanten, die overzichten op maat of track & trace willen: die vragen eigenlijk om informatie. Anderzijds merk je in de organisatie dat bepaalde mensen een groot gedeelte van hun tijd bezig zijn met rapportjes en queries opmaken.
Je ziet dat er steeds meer rapporten en inzichten in data worden gevraagd. Dan zou je op de klassieke manier door kunnen gaan. Maar dat is niet erg efficiënt.”
Interne en externe stakeholders
Mark vatte voor ons de vragen samen en groepeerde die met de bijbehorende stakeholders:
“Operationeel is informatie nodig. Om analyses te doen, om bepaalde lijstjes te maken, informatie die ik snel nodig heb, of informatie om simulaties mee te doen.
Finance wil overzicht over informatie, die in allerlei vormen in allerlei verschillende systemen staat. Bijvoorbeeld informatie over een debiteur over alle systemen heen.
Vanuit sales: zij willen informatie over de gehele sales-organisatie. Leuk, dat we in CRM vastleggen hoe een prospect een klant wordt. Maar hoe weet je nu dat die klant ook daadwerkelijk geld binnenbrengt? Het is moeilijk om over verschillende modaliteiten heen te bekijken wat een klantrelatie echt opbrengt.
ICT is ook een partij in de organisatie die zelf de vraag stelt: we beseffen dat we niet maximaal efficiënt bezig zijn. We kunnen efficiënter aan de vragen voldoen, we willen onze systemen efficiënter laten draaien. Daar heb je ook overzicht voor nodig, zodat je je afdeling, processen en je IT-landschap zo efficiënt mogelijk kunt inrichten.
Externe stakeholders: klanten en partners. Men wil overzicht hebben. Wat gebeurt er met mijn spullen? Hoe kan ik mijn klant informeren dat een levering eraan komt? Een partner moet inzicht hebben in de goederen die zijn kant op komen. Om hoeveel wagens of containers gaat het, hoeveel wegen die spullen, waar moeten die heen? Hoeveel mensen moet ik kunnen inzetten op die tijdstippen?
Samenvattend: we willen dus betere informatie om de organisatie beter te laten draaien, en betere beslissingen te maken. En we willen betere informatie om de klant beter van dienst te kunnen zijn.”
Relevant blijven door innovatie
“Je wilt een innovator zijn, het liefst zelfs een disruptor op de markt. De veranderingen gaan heel snel, en je wilt relevant blijven voor klanten en je concurrentiepositie verbeteren."
Wat het oplevert: sneller betere service leveren
“Wat de inzet voor het Data & Analytics platform oplevert is dat we heel snel aan vragen om informatie zullen kunnen voldoen. Het zal ervoor gaan zorgen dat we de data die we in de loop van de jaren verzameld hebben, beter kunnen gaan gebruiken. Dat we daar voorspellingen en analyses mee kunnen gaan doen: ook door middel van simulaties.
Het betekent dus eigenlijk dat we de waarde die onze data heeft, kunnen incasseren."
De aanleiding voor een klantportaal
Mark: “De aanleiding voor een klantportaal is volledig een vraag uit de markt. De klant wil dingen weten als: waar zijn mijn spullen? Hoe laat komen die aan? Dus die vraag naar zoiets als een klantportaal komt over de jaren heen bij ons binnen via de sales of via customer service: eigenlijk bij alle verschillende klantcontactmomenten. En er zit ook een klein stukje in voor onszelf: wij kunnen hierdoor ook onze processen verbeteren. Een klantportaal laat de klant zelf de juiste informatie aanbrengen.“
Efficiëntie en een unieke marktpositie
“Wat het klantportaal oplevert is rust. Minder telefoontjes met vragen als ‘waar zijn mijn spullen nu?’ Een stukje efficiëntie, doordat we informatie op tijd krijgen, zodat we goederen op tijd krijgen. En ten slotte een stukje marktpositionering: wij kunnen verschillende ketens samenvoegen, en in één model presenteren. In plaats van dat we individuele trajecten doen, kunnen we een totaalpakket aanbieden. Dat versterkt onze concurrentiepositie.”
