Inloggen op die site waar je al even niets gedaan hebt? Welke variatie op 'WachtwoordKwijt123ABC' had je voor dit account ook al weer genomen? En welke applicatie gebruikte je nu laatst om dat praktische probleem mee op te lossen?
Twaalf accounts, dertien ongelukken. De moderne mens is er wel een beetje klaar mee: de weg vinden in het woud aan logins, wachtwoorden en apps. Dat geldt in de consumentenmarkt, waar de gebruiker zijn eigen beheerder is, maar licenties en accounts managen binnen een organisatie is al helemaal een complexe aangelegenheid. In mijn werk voor het vaak: it-managers hebben soms weinig zicht op de online en offline activiteiten van hun collega’s.
Talloze apps en programma’s
Met name in een kantooromgeving gebruikt het personeel talloze (mobiele) apps, tools en programma’s om het dagelijks werk mogelijk te maken. De vrij te gebruiken apps worden door menigeen zonder meer gedownload, geïnstalleerd en voor hun werk gebruikt. Dan is er nog de betaalde software. Er zijn veel tools die door een enkele medewerker of afdeling worden gebruikt en tegelijkertijd een keur aan oplossingen die voor iedereen toegankelijk moeten zijn.
Veel software-aanbieders werken met een licentiemodel waarin gebruikers per maand betalen. Dit doen ze om het hun doelgroep makkelijker te maken. Die hoeven immers niet meer eens in de twee jaar een nieuw pakket aan te schaffen. Het levert organisaties echter wel weer extra licentie-uitdagingen op.
Talloze devices
Het beheren van accounts is al een uitdaging als iedereen nog netjes op een eigen pc zou werken. Maar er komt nog een 'game changer' bij. Ik hoef niet uit te leggen dat de laatste jaren steeds meer smartphones, tablets, laptops, phablets en hybride devices binnen de muren van onze kantoren zijn verschijnen. De manier van werken is compleet veranderd. Via Workspace 1.0 (werken vanachter een bureau), de Workspace 2.0 (werken op pc en laptop) zijn we nu aanbeland in de fase van Workspace 3.0 (een werkomgeving met allerlei devices).
Bestanden en software moeten via al die devices toegankelijk zijn, het liefst zonder gedoe met versiebeheer en meerdere log-ins. Helaas blijkt dat laatste in de praktijk niet vanzelfsprekend. Dat is logisch, de tablet heeft sneller een plekje veroverd in onze werkomgeving dan de pc destijds deed.
Van complex naar Workspace 4.0
It-managers zullen er iets mee moeten. Een uitdaging, want er is elk jaar meer software beschikbaar die helpt bij het behalen van bedrijfsdoelstellingen. De Workspace 3.0 is daardoor behoorlijk complex en wordt in principe alleen nog maar complexer. Het is voor de it’er lastig om inzicht te krijgen in de kosten en de effectiviteit van de geïnvesteerde euro’s. De uitdrukking ‘door de bomen het bos niet meer zien’ is hier op zijn plaats.
De diversiteit aan devices, apps en software veroorzaakt complexiteit, maar vraagt om een vereenvoudiging. Daar draait het om in de transitie naar de volgende fase. In de Workspace 4.0 benadert de gebruiker apps en software, ongeacht met welk device, via één centrale toegang. Via een web-gebaseerde toegang, die hij of zij opent met één enkele login, krijgt hij niet alleen zijn gewenste informatie op basis van zijn toegang, maar kan hij tevens persoonlijke applicaties kiezen (uit een voor hem geselecteerd aanbod) dat past bij zijn werkzaamheden.
Binnen een selfservice-portaal doet hij aanvragen voor nieuwe hulpmiddelen en kan hij bij problemen aanspraak maken op ic-ondersteuning of 'tips & tricks' van andere eindgebruikers. Dat zet een kruis door het gedoe met accounts, log-ins en licenties en, belangrijker nog, zorgt ervoor dat de gemiddelde it-manager weer inzicht krijgt in wat er gebeurt tussen de vier digitale muren van zijn werkgever, ook op mobiel gebied.
Lees ook