Vorige week gaf ik een presentatie voor een groep managers van enkele multinationals. Het onderwerp was 'leiderschap en organisatie van distributed teams'. Waar de groep mee worstelde is het steeds internationaler worden van hun bedrijven.
Steeds meer werk wordt door verschillende mensen op verschillende plaatsen op aarde gedaan. In verschillende tijdzones, culturen en talen. Hoe leidt je dat in goede banen? Hoe zorg je dat mensen gebonden blijven en zich verbonden voelen met je bedrijf? Hoe geef je leiding aan mensen op afstand?
Normaliter schrijf en spreek ik vooral over dit onderwerp in de context van software ontwikkeling. Het leek me interessant om het in de presentatie in een wat breder management kader te zetten. Ook voor it-management zijn Agile-instrumenten nodig. Binnen mijn eigen bedrijf Bridge , werk ik met 75 collega's uit vijf landen, de meeste uit India. Om dat in goede banen te leiden, heb ik lang gezocht naar een goede management methodiek. Uitdaging is vooral om ondanks de afstand en cultuur verschillen, ervoor te zorgen dat je hele bedrijf of afdeling dezelfde kant op kijkt en op een gestructureerde manier werkt.
Lange termijn doelen
De methode die ons geholpen heeft is de one page strategic plan van Gazelles. In deze one pager beschrijf je lange termijn doelen (missie, kernwaarden, visie), middellange termijn doelen (three year 'capabilities') tot en met kwartaal acties. Door dit gezamenlijk in een conference call of live te doen, creeer je team spirit en krijg je iedereen op 'dezelfde pagina'. Wij doen dit jaarlijks in een jaarplanning; elk kwartaal lopen we dan door het jaarplan heen en maken we een kwartaal plan. Ieder plan mag maximaal vijf top prioriteiten hebben. Elke week doen we een skype call om de week te plannen en rapporteert iedereen op operationele kpi's en voortgang op kwartaal prioriteiten. En dagelijks skypen we vijf à tien minuten a la Scrum aan de hand van 'wat heb je gedaan, wat ga je doen en waar zit je vast?'. Door die laatste vraag iedere dag te stellen, kan niemand eind van de week zeggen 'ik heb mijn weekplan niet gehaald omdat ....'. Elke dag haal je de blokkades weg.
Om onze kwartaal- en weekplanning te ondersteunen, hebben we een Google sheet gemaakt waar iedereen bij kan. In deze sheet hebben we een kpi dashboard die operationele metrics laat zien en daaronder de kwartaalprioriteiten voor het bedrijf. Deze worden doorvertaald naar individuele accountability-plannen voor iedere manager (toegankelijk voor het hele bedrijf). Mijn eigen plan is mijn dagelijsk kompas. Mocht je het interessant vinden, mail me, dan kan ik een lege template van onze sheet toesturen.
Afstemmen
Een tegenwerping die ik vaak hoor is 'hoe ga je om met de weerstand om zoveel meetings te doen?'. Goede vraag. Ik houd zelf niet van meetings en doe er liever helemaal geen, zodat ik mijn dingen kan doen. Maar ik heb geleerd dat ik moet afstemmen met anderen, omdat mensen anders vast komen te zitten, op elkaar wachten en dubbel werk doen. Ik kan me nu niet meer voorstellen hoe ik het eerder deed zonder dit meeting ritme. Zeker omdat ik mijn collega's niet dagelijks op kantoor zie. De enige tijd om met elkaar te spreken is in de geplande meetings. Om een nog beter antwoord te vinden op deze weerstand, raad ik het boek van Verne Harnish over deze methode sterk aan.
