'Uitbesteden is een populaire manier om kosten te verlagen en stelt je in staat je te focussen op je core business.' Is deze definitie waar of niet waar? Nou, beide. Het eerste deel is niet altijd waar, het tweede deel is zeker waar. Maar als het doel puur en alleen is om kosten te besparen, dan ben je op een doodlopend pad beland. Lees verder en ontdek wat echt goede redenen zijn om te outsourcen.
Kosten alleen zijn zelden een goede aanleiding om ict uit te besteden. In de meeste gevallen zullen de totale kosten hetzelfde blijven. Soms vallen ze een beetje lager, soms een beetje hoger uit dan het zelf draaien van de ict in eigen huis. Zoals we verderop zullen zien is het begrip ‘kosten’ redelijk nietszeggend. We zullen onderscheid moeten maken en de soorten kosten moeten specificeren.
Goede redenen om te outsourcen
Wat zijn dan goede redenen om te outsourcen? Ten eerste het besef dat ict niet de core business is van het bedrijf en dat je dat ook niet wilt. Als je het ‘erbij’ blijft doen, dan blijft het de kostbare tijd van het personeel opslokken. Tijd die mensen veel productiever en effectiever kunnen besteden aan zaken waar jullie als bedrijf goed in zijn.
Een tweede reden kan zijn dat je niet de juiste mensen kunt vinden om de ict te verzorgen. Of als je ze eenmaal hebt, ze je steeds verlaten voor een beter aanbod, waardoor je opnieuw op een tijdrovende en dure zoektocht moet gaan naar goed personeel.
En een derde reden is dat je de hoge capex-kosten (kapitaalkosten) niet meer wil dragen en dus ook niet meer elke paar jaar geld wilt uitgeven aan hardware en software. Belangrijk om in gedachten te houden is dat investeren in ict zelden loont. Na een paar jaar is immers de waarde van de ‘investering’ nihil. De afschrijving op ict-middelen is nog groter dan bij een auto.
Besparing bij outsourcing
Dus hoe zit het dan met het geld? Bespaart outsourcing dan helemaal niets? Nou, dat hangt er vanaf wat je als kosten definieert. Je zult geld besparen op de capex-kant. Want als je de ict zelf blijft doen en het in-huis houdt, blijf je geld uitgeven aan hardware, software en services om jouw ict draaiende te houden. Dat is vrijwel niet nodig bij outsourcing. Ook de opex (operationele kosten) zal dalen, want je hebt veel minder personeel nodig om het beheer te doen.
Als je de ict uitbesteedt hoef je vrijwel niets aan hardware-capex uit te geven. Toegegeven, het overstappen van in-huis naar outsourcing in de cloud kan een relatief geringe investering vergen, bijvoorbeeld in migratiekosten, maar dat is het wel zo’n beetje.
Het gebruik van apparatuur en software in de datacenters en werkplekapparatuur op locatie is bij outsourcing gebaseerd op een abonnement. Het bedrijf betaalt een vast bedrag per gebruiker per maand. Daar is alles bij inbegrepen. Updates, bijvoorbeeld Windows XP naar Windows 7 of 8, licenties, netwerkapparatuur, beeldschermen, smart terminals, printers, et cetera. Er zijn geen onverwachte kosten meer.
Ik hoor bij de stroming die vindt dat ict een faciliterende functie hoort te hebben binnen de business. Een bedrijf zou zijn budget niet moeten verspillen aan het draaien van de ict in eigen huis. Een ict-manager of cio die in touch is met de businessdoelstellingen van zijn bedrijf, zal daarentegen het vrijgekomen budget besteden aan ict-projecten om zijn bedrijf meer concurrerend te maken.
Dat kan bijvoorbeeld de selectie en invoering van voor het bedrijf specifieke line of business-software zijn. De totale ict-kosten kunnen bij een dergelijke herverdeling van budget gelijk blijven, maar er wordt gewonnen op het gebied van innovatie.
Meetbare voordelen outsourcing
De meetbare voordelen van outsourcing van ict zijn in mijn ogen duidelijk. Dit zijn het verlagen van de kapitaalkosten (capex) en zodoende het vrijgekomen kapitaal aanwenden in het meer concurrerend maken van de core business en het vermijden van onverwachte uitgaven.
Samenvattend kunnen we stellen dat het uitbesteden van bedrijfsmiddelen met een relatief geringe complexiteit als ict-infrastructuur snel een positieve impact heeft. Het levert aantoonbaar en meetbaar een verlaging op van de capex- en opex-kosten en maakt zodoende kapitaal vrij voor zinvollere investeringen.
