Nog steeds zie je dat veel organisatie een groot gedeelte van het ict-budget investeren in het beschikbaar stellen van een ict-werkplek voor de medewerker. In mijn beleving moet dit veranderen. Medewerkers zitten niet op te wachten op een laptop en een tweede smartphone. En als organisatie kun je hier een aanmerkelijke besparing realiseren. Om dit te realiseren moet er wel een behoorlijke transitie plaatsvinden. Niet alleen binnen de ict-organisatie (of leverancier waaraan dit uitbesteed is), maar ook op diverse andere zaken.
Op diverse andere faciliteiten heeft deze transitie al plaatst gevonden. Vroeger waren er bedrijven die complete woonwijken voor medewerkers inrichten. De afgelopen jaren hebben er diverse transities plaatsgevonden op het gebied van mobiliteit. Het is inmiddels vrij normaal dat iedere medewerker van je organisatie zelf verantwoordelijk is om op de juiste plaats en tijd aanwezig te zijn, waar deze zijn werkzaamheden moet uitvoeren. De keuze om te reizen met openbaar vervoer of het beschikbaar stellen van een leaseauto of een combinatie daarvan is aan de medewerker zelf.
Waarom kan dit niet doorgetrokken worden naar de ict-werkplek. Feit is dat medewerkers nu zelf al deze ontwikkeling inzetten, maar dat bedrijven achter blijven. Randvoorwaarde is dat de medewerker kan connecteren met Wi-Fi of Internet. Aangezien een groot gedeelte van de beroepsbevolking hier continue online is, kan dit ingezet worden om medewerkers te faciliteren. Kijkende naar de behoefte van de medewerker zie je dat in vele gevallen gebruik wordt gemaakt van smartphones om e-mail te lezen, te beantwoorden en de agenda te beheren. Daarnaast wordt een laptop of desktop beschikbaar gesteld afhankelijk van het type medewerker.
Waarom combineren we het privé en zakelijk gebruik van deze middelen niet? De leaseauto wordt toch ook door velen ingezet om privé kilometers maken. Laat de medewerker zelf bepalen welk device hij of zij wil gebruiken; Het zogenaamde choose your own device (cyod). Er zijn al voorbeeld-organisaties waar het cyod-beleid is ingevoerd. De medewerker krijgt een standaard vergoeding om een smartphone te kopen. De medewerker is daarmee zelf verantwoordelijk welke smartphone wordt gekocht. De smartphone wordt eigendom van de medewerker en het bedrijf zorgt voor het abonnement. Natuurlijk is er altijd een groep die hier niet op zit te wachten, maar ook hiervoor is een oplossing te verzinnen.
Om alle onderwerpen die gerelateerd zijn in detail uit te werken gaat te ver voor dit artikel. Maar de belangrijkste wil ik wel aanstippen. Binnen de ict-organisatie dient aandacht besteed te worden aan:
- adviseren en faciliteren in plaats van beheren;
- wijzingen in de contracten met leveranciers;
- gevolgen inzake wettelijke verplichtingen (privacy, et cetera);
- beleid over belangrijke data in de organisatie;
- ontsluiting van data in de cloud;
- ondersteuning merken, typen en besturingssystemen.
Andere onderwerpen waar absoluut aandacht aan besteed dient te worden zijn:
- de belastingdienst technische gevolgen voor de organisatie en medewerkers;
- De arbeidsvoorwaarden van de medewerkers.
Ik ben er van overtuigd dat aankomende jaren het zakelijk gebruik van privé apparaten een grote vlucht zal nemen. Als dat al niet zo is!! Integratie ervan heeft vele voordelen en levert aanmerkelijke kostenbesparingen op.
Gert-Jo van der Heijden, ict-servicemanager bij Yacht
