Wie had vijf jaar geleden kunnen bedenken dat it een reactieve afdeling zou worden? Ook in 2008 liepen consumenten al voorop met het omarmen van nieuwe apparaten en tools, maar de populariteit van cloud-diensten heeft de positie van de it-afdeling geen goed gedaan. De afdeling die van origine voorop loopt als het gaat om technologische innovaties, kampt met stroperige beslissingsstromen en verouderde infrastructuren.
In de tijd dat nieuwe applicaties nog met een cdrom op elke pc werden geïnstalleerd, was het niet meer dan vanzelfsprekend dat it’ers beslisten welke software er binnen een bedrijf werd aangekocht. Nu is het proces omgekeerd: een hr-afdeling kan eenvoudig zelf online op zoek gaan naar een tool voor urenregistratie, en pas op het laatste moment aankloppen bij it om door te geven dat deze software moet worden ondersteund.
Boze tongen beweren dan ook dat de it-afdeling zijn langste tijd heeft gehad. Dat klopt voor een deel: de it-afdeling zoals we die altijd gekend hebben, verdwijnt inderdaad. De kernactiviteit verschuift van het onderhouden van een it-architectuur naar het bundelen en beheren van interne en externe services. Want ook al kan een hr-afdeling steeds meer zijn eigen boontjes doppen, er zullen altijd mensen binnen de organisatie nodig zijn die ervoor zorgen dat applicaties altijd en op elk apparaat beschikbaar zijn, dat werknemers data veilig kunnen opslaan en uitwisselen en dat er altijd een netwerk beschikbaar is. Ook vanuit compliancy-oogpunt is centrale regie onvermijdelijk.
Maar hoe hou je nu als it grip op de architectuur van een organisatie? Hoe zorg je ervoor dat je weer aan tafel komt bij andere afdelingen, evenals het hoger management?
Overzicht houden
Eén van de grootste problemen van wat bring your own device (byod) en bring your own apps (byoa) is gaan heten, is het gebrek aan overzicht en inzicht. Door de wildgroei van (al dan niet zelf meegebrachte) apparaten en apps hebben veel it’ers geen idee meer welke hardware en toepassingen er worden gebruikt binnen de organisatie en door wie. Een it-afdeling die een groot deel van zijn tijd besteedt aan brandjes blussen (en dat zijn de meeste) heeft de grootste moeite om ook nog eens uit te zoeken welke applicaties er eigenlijk in omloop zijn, op welke servers deze draaien en welke eindgebruikers ermee werken.
Wie geen overzicht heeft, krijgt vanzelfsprekend een groot probleem als (een deel van) de architectuur vernieuwd moet worden. Een eerste stap in het terug krijgen van controle is daarmee het in kaart brengen van de assets van een organisatie. Dat klinkt als een hels karwei, maar er zijn tools die je kunnen helpen bij het orkestreren van je it-landschap. Deze orchestration-oplossingen sturen voortdurend 'pings' uit in je netwerk, waardoor je niet alleen kunt zien welke apparaten er worden gebruikt, maar ook wat de verbanden zijn in deze infrastructuur.
Meedenken
Het automatisch monitoren van de architectuur bespaart niet alleen tijd, maar stelt de it-afdeling ook in staat om zijn rol te veranderen naar proactieve service-architect. Werknemers halen nu eenmaal van alles binnen. Dat kun je niet meer veranderen, en de vraag is ook of je dat moet willen. In plaats van het initiatief weer volledig weg te halen bij 'de business', kun je er als it beter voor zorgen dat je zo vroeg mogelijk om de tafel zit als er wordt gezocht naar een nieuwe (cloud)oplossing. Immers: pas als je weet wat er binnen je organisatie speelt, kun je zelf ook een rol gaan spelen.
Angst
Vaak wordt de hulp van een it-afdeling pas ingeroepen als het mis gaat: als bijvoorbeeld blijkt dat er te weinig netwerk of storage-ruimte beschikbaar is om een applicatie te gebruiken. Een eerste reactie is vaak het wijzen op de gevaren van deze nieuwe zelfredzaamheid: 'als je ons niet op tijd inschakelt, dan loop je een groot risico dat je het netwerk plat legt. Daar is iedereen de dupe van'.
Maar zoals altijd is angst een slechte raadgever. En onnodig, bovendien. De it-afdeling is namelijk een heel logische gesprekspartner voor iedereen in de organisatie die zelf wil bepalen welke applicaties en devices hij of zij gebruikt. Althans, zo lang it op de hoogte is van de huidige stand van zaken in de it-infrastructuur, van de capaciteit van het netwerk en de storage-omgeving (en de pieken). Wie hierin overzicht heeft, kan ervoor zorgen dat deze oplossingen altijd en overal beschikbaar zijn en nog beveiligd ook.
Consumerization van it is een trend die niet meer is terug te draaien. Wat wel te voorkomen is, is dat je als it-afdeling op vrijdagmiddag een mail krijgt van de hr-afdeling, waarin staat dat er een contract is getekend voor een nieuwe urenregistratie-tool, die maandag in gebruik wordt genomen. De it-afdeling van de toekomst is een service-afdeling die meedenkt over de aanschaf van apparaten en applicaties, door risicoanalyses te maken en ervoor te zorgen dat de infrastructuur is berekend op de wensen van de business.
Naar buiten
Hiervoor moet de deur van de it-afdeling niet alleen op een kier staan, maar is het zelfs belangrijk dat er veel meer contact is met andere afdelingen dan nu vaak het geval is.
Richard Poolman, regionaal director Benelux ServiceNow
