Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Veranderprojecten zijn oké, maar hoe?

 

Computable Expert

Ben Linders
Independent Consultant, Ben Linders Advies. Expert van Computable voor de topics Management en Digital Transformation.

Na lang onderzoeken en rapporteren, lobbyen, en vergaderen is het eindelijk zover: De beslissing genomen dat we gaan veranderen. Er is steun en draagvlak in de organisatie voor de verandering, er is budget en er zijn mensen vrijgemaakt om het te gaan doen. Dat is goed nieuws! Maar hoe pak je dat nu aan? Succesvol veranderen doe je projectmatig, stapsgewijs, en met aandacht voor de menselijke maat.

Veranderen blijkt in de praktijk niet zo eenvoudig, veel it-organisaties hebben dit meer dan eens ervaren. Met veel enthousiasme wordt er een veranderproject gestart, maar na wat langere tijd blijft het succes uit. Hoe komt dat toch? Laten we als voorbeeld een it-organisatie nemen, waarin projectmatig software wordt gemaakt.

Het gaat niet goed: Veel projecten zijn te laat klaar, leveren niet het gewenste resultaat, en kosten ook nog eens te veel. Klanten klagen over de kwaliteit van de software, de berg van fouten die opgelost moet worden groeit maar door. Uit een CMMI Assessment blijkt dat projectmanagement niet goed wordt gedaan, en het management beslist dat dat niet meer kan. Er wordt een veranderproject gestart om projectmanagement te gaan verbeteren.

Wacht, even opnieuw: Een project om de organisatie projectmatig te leren werken. Dat zou wel eens lastig kunnen worden. Immers, de organisatie is niet goed in het uitvoeren van projecten (de noodzaak tot veranderen), dus de kans dat een veranderproject dan gaat slagen en het gewenste resultaat oplevert is niet zo groot.

Bootstrapping

Hoe pak je zoiets aan? Wat hier nodig is, is een soort bootstrapping, vergelijkbaar met hoe Baron Munchausen zichzelf aan de haren uit het moeras trok. De oplossing is dat mensen in stapjes gaat leren om projecten te managen, door het te doen. Het veranderproject omvat dan zowel het veranderen van de werkwijze in de organisatie (projectmatiger gaan werken), als het zelf leren van de medewerkers om projectmatig te werken.

Dat kan door in iteraties te werken, ieder resultaat van het project zelf te gebruiken, en continue te evalueren en de projectaanpak bij te stellen. Verbeteren door dingen anders te doen, te ervaren, en verder te verfijnen. Waarbij het leren van mensen centraal moet staan: Leren hoe het anders kan, leren wat wel en wat niet werkt, en leren van elkaar.

Een veranderproject is een ‘zacht’ project, waarbij het doel niet het opleveren van producten is, maar dat mensen ander werk doen of hetzelfde werk anders doen. Daarom is een veranderproject zowel een project en een organisatieverandering. Dat lijkt is eerste instantie conflicterend, immers een project is een manier om werk te organiseren en daarmee de organisatie en de manier van werken te stabiliseren; terwijl een organisatieverandering als doel heeft om de organisatie en de manier van werken te veranderen.

Projectmanagement en verandering staan daarom vaak op gespannen voet, en veel projectmanagers vinden veranderingen juist lastig en zullen ze proberen te voorkomen. Hoe ga je om met dit dilemma, is er een effectieve manier om projectmatig te veranderen? Ja, door een agile aanpak te gebruiken.

Andere visie

Agile denkwijzen hebben een andere visie op verandering. Agile noemt het ‘responding to change over following a plan’, of ‘embrace change’. Agile maakt verandering eenvoudig, in tegenstelling tot projectmanagement methoden die het met een gecontroleerde manier van omgaan met wijzigingen juist heel lastig maken om met verandering om te gaan.

Is agile bruikbaar om een organisatie te veranderen? Jazeker! Denk bijvoorbeeld aan het leveren van resultaten in iteraties, samenwerking met de klant en opdrachtgever, en de nadruk op ‘individuals and interactions’, waarmee je professionals in een organisatie in beweging krijgt; allemaal dingen die zeer nuttig zijn in een veranderproject. Maar, agile werken vraagt om discipline, en dat heeft niet iedere medewerker in zich. Met agile alleen krijg je een verandering niet geïmplementeerd in een organisatie.

Een gecombineerde aanpak van agile en projectmatig werken is effectiever, waarin op een iteratieve manier veranderingen worden gepilot, geïntroduceerd, geëvalueerd en geborgd in de organisatie. Daarbij moet veel aandacht gegeven worden aan de veranderaspecten. Nu is veranderkunde absoluut niet nieuw, filosofen, psychologen en sociologen hebben er al honderden jaren ervaring mee. De toepassing in een veranderproject zie ik minder.

Veel veranderenprojecten concentreren zich op de processen en tools, en de organisatorische inrichting, maar kijken te weinig naar de menselijke kant in de verandering. En geven onvoldoende aandacht aan samenwerken, communicatie, cultuur, empowerment, ontwikkelen, motiveren en belonen.

Veranderen is een leerproces, en leren doe je door iets te doen, te ervaren hoe dat is, te evalueren en te verbeteren. Met aandacht voor de mensen, die nu eenmaal verschillend zijn en dus ook op andere manieren leren. Een agile methode zoals Scrum heeft dit ingebouwd. Scrum teams zijn zelforganiserend, ze maken samen met hun opdrachtgever per sprint een planning en teamleden pakken zelfstandig taken op tijdens de sprint. En aan het eind van iedere iteraties doet het team een retrospective (evaluatie/intervisie) plaats, waarin de medewerkers kijken wat er goed ging en wat verbeterd kan worden.

De aanname is dat medewerkers zelf het beste weten hoe het werk gedaan kan worden. En dat geldt ook voor een verandering. Immers, de kennis van de huidige manier van werken, en van de voor-  en nadelen daarvan, zit in de medewerkers. Met een goede begeleiding zijn medewerkers prima in staat om verbeteringen te bedenken, en uit te voeren. Met een agile mindset creëer je een cultuur waarin mensen continue verbeteren: hun eigen vaardigheden en de manier waarop ze samenwerken. Agile kan prima gebruikt worden in een veranderproject, en zo is de cirkel rond: stapsgewijs veranderen, op projectmatige wijze, met aandacht voor de mens.

Succesvol veranderen doe je projectmatig, stapsgewijs, en met aandacht voor de menselijke maat. Door een projectmatige aanpak breng je mensen en middelen bij elkaar op weg naar een doel: betere manieren om hun werk te doen. Met een agile aanpak verander je in kleine stapjes, en leer je van iedere stap. Door de mens centraal te zetten benut je de kennis en vaardigheden, voelen medewerkers zich betrokken bij de veranderingen en borg je de verandering vanaf het begin.

Wie is Ben Linders?

Ben Linders is senior consultant Kwaliteit, Agile, Lean en Continue Verbetering. Hij is mede-oprichter en trainer bij veranderproject.nl, een samenwerkingsverband dat kennis en ervaring over projectmatig veranderen met een menselijke maat deelt.  Veranderproject geeft met Hogeschool Novi een opleiding voor projectmatig veranderen.

Dit artikel is afkomstig van Channelweb.nl (https://www.channelweb.nl/artikel/4714943). © Jaarbeurs IT Media.

?

 

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.