De Rijksoverheid flexibiliseert haar kantoorruimte. Honderdduizend ambtenaren kunnen straks in ieder rijkskantoor werken. Zullen zij dit ook doen? Waar vroeger collega's bij elkaar zaten moeten ze nu hopen dat ze in hetzelfde gebouw zijn. Als je toch moet afspreken, dan kan je dat ook bij die hippe locatie in de stad doen. Het nieuwe samen-werken (hnsw) laat het idee los dat je als organisatie nog eigen kantoorruimtes nodig hebt.
Eerst was er het kantoor, daarna de werkplek en nu gaan we met zijn allen weer terug naar het kantoor. Kantoor? Excuus, ik bedoel natuurlijk het virtuele kantoor, de cloud office.
Het kantoor
Vroeger ging je elke dag naar kantoor. Als je niet kwam opdagen verzuimde je, behalve als je bij de buitendienst werkte. De ratio hierachter is dat je op kantoor collega’s kunt spreken, afspraken maken, informatie delen en dat iedereen zich direct op de hoogte kan stellen van jouw vorderingen. De prijs per werkplek was hoog, evenals de reiskosten, maar het was de enige wijze van werken waarbij je alle informatie bij de hand had.
De werkplek (het nieuwe werken)
Vervolgens maakte de automatisering en de revolutie in de telecommunicatie nieuwe wijzen van werken mogelijk. Het werd mogelijk op afstand te beschikken over de kennis-, informatie- en coördinatiehulpmiddelen van de organisatie. Al wat nodig was, was het openstellen via beveiligde verbindingen van interne netwerken aan extern werkende en geautoriseerde medewerkers. Medewerkers konden nu overal aan de slag maar je zag elkaar daardoor minder, wat realtime samenwerken lastiger maakte. Managers konden niet meer over de schouder mee kijken en moesten daarom leren veel meer resultaatgericht leiding te geven.
In de kern is dit het nieuwe werken (hnw) dat nu overal wordt ingericht. In hnw komen een aantal trends samen zoals duurzaamheid (minder reiskosten), werk en privé combineren (7×24 aanspreekbaar), resultaatgerichtheid (projectmatig opleveren) en efficiency (lagere kantoorkosten). Ieder kan aan de slag met zijn eigen ding zonder zich al te veel rekenschap te hoeven geven aan het geheel. Voor velen ideaal, voor anderen een gemis aan een betekenisgevende omgeving.
Het cloud office (het nieuwe samen-werken)
Nu is het tijd voor de volgende stap. De nieuwste generatie aan cloud-applicaties maakt het mogelijk om samen een virtueel kantoor te delen, op afstand! Nooit meer naar een saai kantoor, want als je elkaar fysiek wilt ontmoeten spreek je daar af waar je de meeste inspiratie en dus productiviteit verwacht. Maar ook als je niet fysiek met elkaar afspreekt kan je steeds zien waar een ieder mee bezig is. Via de cloud kan je een gezamenlijke virtuele ruimte delen waarbinnen je je steeds op de hoogte kunt stellen van ieders wetenswaardigheden.
Je combineert het beste van de oude wereld: het samen een ruimte delen, met het beste van de nieuwe wereld: werken waar en wanneer je dat uitkomt. Van individueel resultaten ophoesten naar samen werken aan een gedeeld resultaat. Werken zoals je dat op dat moment het beste uitkomt maar als het even kan samen. Van het nieuwe werken naar het nieuwe samen-werken. Dit nieuwe samen-werken past ook veel meer bij de wijze waarop de jongere generaties in het leven staan: individuele teamplayers, 7×24 uur actief, die gewend zijn voortdurend online te zijn en als geboren netwerkers zaken op te lossen via hun netwerk.
Commodity
De cloud maakt generieke kennis, informatie en ict tot een commodity. Ik zal een voorbeeld geven ter illustratie. Ik ben zelf van oorsprong natuurkundige. Ik vraag me wel eens af waarom ik als Nederlandse natuurkundige beter zou zijn dan een Chinese natuurkundige en als ik eerlijk ben tegen mijzelf (en dat ben ik gelukkig zelden) dan zou ik niet weten waarom. Natuurkunde is een voorbeeld van generieke kennis. Generieke kennis is kennis die in principe overal kan worden opgebouwd omdat je je via de cloud kunt verbinden met de beste kenniscentra ter wereld. Hetzelfde geldt voor generieke informatie en ict. Overal ontstaan communities die superieure informatie bieden, overal ontstaan rekencentra die optimale databeveiliging combineren met 7×24 uur 100 procent veilige en functionerende applicaties. Je hoeft je als organisatie nu alleen nog te richten op die kennis, informatie en ict die specifiek is voor wat jij doet.
Business case hnsw is enorm
Er zullen geheel nieuwe vormen van samenwerken ontstaan. Nabij samenwerken op afstand, in een virtuele gedeelde ruimte of op afspraak elkaar fysiek ontmoeten op de meest productieve plaats in de buurt. De business case onder dit soort wijzen van samenwerking is zo al enorm. Maar er is meer. Met de ontwikkelingen in online vertaalmachines en spraaksoftware kunnen we in eigen taal samenwerken met bijna alle nationaliteiten.
Het is eenvoudig geworden om lokaal – jij en jouw lokale partners – met globaal – de beste internationale expertisecentra – te verbinden. Al deze nieuwe vormen van samenwerking vallen onder wat ik het nieuwe samen-werken (hnsw) zou willen noemen. Hnsw belooft betere resultaten, lagere kosten en meer plezier en het is hartstikke duurzaam. Voldoende reden voor organisaties om hier morgen mee aan de slag te gaan, al is het maar omdat de concurrentie niet zal wachten.
In de allereerste plaats….. HNW is NIET nieuw. Ook de presentatie niet, de toepassingen niet en de eventuele implementatie niet. Mijn collega’s en ik hebben in 1994-1996 al het concept van de flexibele werkplek opgesteld en uitgerold waardoor expats van multinationals onderweg ook productief konden zijn en blijven. Dit oogt wellicht wat aanmatigend maar is gewoon een reële weergave. De eerste implementaties waren o.m. voor Shell en BP en later heeft de Rabobank het concept overgenomen en gepresenteerd als iets ‘vernieuwends’.
Nu wil het me even van het hart dat, wanneer ik kijk naar de overheid, en de voormalige geprivatiseerde onderdelen, ik me niet aan al die incidenten kan onttrekken met een grootschalige impact waarvan ik nu al gewoon kan stellen dat het opstellen van processen en procedures die die grootschalige incidenten, klaarblijkelijk de toeleveranciers aan de overheid niet zo zijn gegeven.
Dan hebben we het hier eenvoudig weg over zaken zoals het EPD, 600 miljoen verder en je hebt nog niet veel, dan hebben we het hier over het hele C2000-systeem dat anno 2005 nog steeds niet werkend kon worden opgeleverd en dan hebben we het over Diginotar en een tenenkrommend relaas van toenmalige minister Donner die even ging vertellen wat hij voor zaken constateerde en welke maatregelen hij ging nemen. In de marge, Donner die twee weken daarvoor in een persoonlijk interview stelde van al die IT ‘frivoliteiten’ niet al te veel moest hebben, ‘geef mij maar ambachtelijk pen en papier.’
Dan hebben we het ook niet over het onvermogen te kunnen onderkennen dat de gepubliceerde lijst met NAW-gegevens die een ‘hacker’ bij de KPN riep te hebben weg gehaald waarbij men twee dagen nodig had, en het afsluiten van twee miljoen e-mailboxen, dat de betreffende lijst niet eens van KPN was of wat dacht u van die oude vergeten pc bij de NS die omviel waarna het hele wisselverkeersysteem van knooppunt Utrecht omviel?
U kunt natuurlijk naar de overheid staan wijzen, maar ik wil hier zeker, met de eigen ervaring van en met die overheden en de IT-toeleveranciers aan die overheden, toch wel stellen dat het ontzetten droevig is gesteld met de kennis en ervaring van veel partijen die kunnen leiden tot dergelijke grootschalige incidenten.
Iedereen wijst graag naar elkaar maar waar het werkelijk om gaat, wordt dan telkens weer vergeten. Strategisch IT dat ondersteuning geeft aan de uitvoer van veel processen om uiteindelijk besparingen te bewerkstelligen.
Menig IT’er, zeker de jongere garde, laat staan al die cowboys en commerciële partijen die niet eens schijnen te begrijpen wat IT is, laat staan hoe je met de IT professional om moet gaan of, hoe je een goede inschatting zou kunnen maken over wat de klant nu daadwerkelijk nodig heeft.
‘Het Slimmer Werken….’ Een veel betere benaming dan HNW, heeft namelijk tot doel dat er beter en slimmer gebruik wordt gemaakt van de mogelijkheden die IT integraal bied.
De in dit artikel naar voren gebrachte stelling, heel commercieel aardig natuurlijk, maar erg weinigzeggend, ook gezien de criticasters die ‘filet americain’ maken van deze publicatie, zie ik weinig naar voren brengen WAAROM ze stelling nemen tegen dat artikel.
IT is een strategische lineaire materie die je gebruikt om op de meest elementaire wijze processen en handelingen versnelt, en daar je winst uit haalt. De rest van de vele ideeën zullen mij persoonlijk worst zijn. Als men niet eens iets weet neer te zetten, als concept, product en als dienst, met bijbehorende sluitende processen, dan heeft men nog heel veel werk te verzetten voor men weer ‘nieuwe’ dingen bedenkt. Want, misschien ben ik een beetje conservatief, de mogelijkheden die de IT bied zijn allerminst uitgenut dus er is nog veel ruimte voor besparen en verbeteren.
Het Slimmer Werken
Als ik even mee denk met de auteur, wil ik die graag een paar dingen mee geven ter overpeinzing.
– Niet iedere werkplek een flexplek
Niet elke werkplek is nu eenmaal om te toveren naar een flexplek, dat kun je vaak alleen doen als de gehele infra is gevirtualiseerd, iets wat dat nu eenmaal niet altijd zo is.
– Niet iedere medewerker een flexwerker
Het is nu eenmaal zo dat niet iedere professional de gave heeft van zelfdiscipline of zelfredzaamheid dat die een flexplek kan worden gegeven. Ik ken vanuit de praktijk in mijn eigen omgeving alleen al een flink aantal mensen die ‘het’ er ‘goed’ van nemen nadat hun plek plots een nieuwe werkplek is geworden. De uren aanwezigheid holt achteruit en dan hebben we het maar even niet over de individuele productiviteit.
– Tekort aan meetinstrumenten tav individuele productiviteit
Als ik al weet dat er een ondergeschoven kindje is in het geheel, dan zijn het wel vaak heldere indicatoren welke productiviteit moeten weten. Die worden vaak bij menig manager neer gelegd, die overigens zelf de grootste moeite hebben te kunnen managen, laat staan dat die instrumenten hebben productiviteit te kunnen meten.
Dan hebben we het nog maar even niet over het zo vaak ontbreken van een duidelijk standaard betreffende bovenstaande.
– Flexibiliteit en Communicatie
Wil je het hebben over Flexibiliteit en Communicatie, dan hoor en zie ik nog veel te weinig over de inzet van video conferencing als pracht middel om voor of na de spits te gebruiken om op gang te komen of het gebruik daarvan om reizen te voorkomen. En deze mogelijkheid kun je in zeer veel disciplines heel goed toepassen.
Als we dat in het kader van de overheid plaatsen dan weet ik dat menig, wat hoger in de boom zittend ambtenaar, geen gelegenheid onbenut zal laten op kosten van de belasting betaler eens ‘buiten de deur’ te zijn, of dat nu een tete a tete, een bilaatje of een opgezette meeting in het Kuhrhaus in Scheveningen ‘prefereert’.
Kort en goed,
Maak gewoon eens Slimmer gebruik van de mogelijkheden die IT bied en stop voor de komende drie jaar eens met het uitvinden van nieuwe bestaande wielen of de welbekende wijn in oude wijn in nieuwe zakken.