Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

DVO: How to socialize the enterprise?

 

Computable Expert

Michiel Croon
Consultant, Conclusion FIT. Expert van Computable voor de topics Management, Beheer en Smart Logistics.

Het gebruik van social media is in onze maatschappij niet meer weg te denken, privé en ook steeds meer zakelijk. Tegelijk beperkt dit gebruik zich voor veel mensen en organisaties nog tot het gebruik van een paar externe platformen zoals Twitter, LinkedIn en Facebook. Daarbij ondersteunt men in veel organisaties doorgaans 'slechts' de marketing- en recruitment-processen. Het ondoordacht en ongecontroleerd gebruiken van social media kan leiden tot onverantwoord ondernemen.

Daarom is het van belang om aan digitaal verantwoord ondernemen (dvo) te doen. Hiermee vergroot je het (positieve) effect van de inzet van social media. Zo kunnen social media ook leiden tot een concurrentievoordeel bij het innoveren en verkopen van je product of dienst. Dat hoeft niet per se via de bekendere platformen te verlopen: ook een puur organisatie-intern gebruikt platform waarmee collega's elkaar vinden en helpen is een 'sociaal medium'. Daarnaast zijn social media een bron van ongedachte creativiteit uit onverwachte hoek(en). Naast marketing en recruitment biedt de inzet van social media ook kansen voor andere processen: innovatie, voortbrenging en service & onderhoud. Daarbij vergroot een integraal perspectief op de inzet van social media de kans op succes: het gebruiken van social media betekent niet alleen het introduceren van een tool, kijk ook naar wat dit betekent voor besturing, mensen en processen. En steek daarbij geregeld de thermometer in jouw organisatie om te kijken of je nog op koers ligt.

Governance

Dvo geeft invulling aan het verantwoord gebruiken van (digitale) social media ten behoeve van een organisatie. Daarbij stuur je op het realiseren van afgesproken prestaties (performance) en houdt een organisatie rekening met interne en externe regelgeving (compliance). Digitaal verantwoord ondernemen ondersteunt en stimuleert gewenst gedrag van klanten, medewerkers en leveranciers bij het gebruiken van (digitale) social media. Zie hiervoor het laatste kader.

In veel organisaties is op dit moment sprake van een tamelijk strikte afbakening van social media. Het gebruik en de afkomst van media is ofwel intern van aard, danwel extern. Ik voorzie dat dit onderscheid in de toekomst steeds meer verwatert. Dit heeft een belangrijk effect op de door die platformen ondersteunde processen. Alles krijgt namelijk in directe zin een marketingaspect. Als je de buitenwereld naar binnen haalt voor je innovatie, je serviceproces of je voortbrengingsproces, dan is elke activiteit en elk resultaat direct in te zetten als reclame voor je  organisatie. Een reden temeer om middels dvo bewust en expliciet om te gaan met het gebruiken van social media.

De thermometer er in

Afbeelding 1: Social Media Growth Model

Afbeelding 1: Social Media Growth Model

Begin with the end in mind. Als je aan dvo wilt doen, is het goed om eerst te weten waar je nu staat. Pas dan stel je een ambitie. Het verschil tussen ambitie en huidige status bepaalt tenslotte wat je moet veranderen. Een mogelijkheid daarbij is het gebruiken van het Social Media Growth (SMG)-model. Dit model scoort de door social media ondersteunde bedrijfsprocessen op een niveau van social media-gebruik (zie afbeelding 1).

Een beoordeling van de processen van een organisatie op basis van dit model geeft een beeld van de huidige status. Het SMG-model is geen doel op zich, noch is het bereiken van het hoogste volwassenheidniveau per se noodzakelijk (goed is goed genoeg). Het model geeft wel een handvat om vast te stellen waar je organisatie staat en of het (op basis van je doelstellingen) gewenst is om op een bepaald bedrijfsproces nog te groeien in dvo.

Social media baseline

Het SMG-model kent vanaf niveau 3 een min of meer gestructureerde inzet van social media. Op het moment dat dit level (of hoger) als doelstelling wordt gedefinieerd dienen de volgende aspecten minimaal te worden ingevuld:

- Het beleid voor het inzetten van social media is beschreven, uitgedragen, periodiek gemeten en op basis daarvan bijgestuurd.
- De systemen en platformen voor het realiseren van dit beleid zijn uitgekozen. Deze zijn ofwel al geïmplementeerd, ofwel de implementatie is vanuit een roadmap gepland. Dit wil niet automatisch zeggen dat een organisatie automatisch een 'vrije' keuze heeft. In dat geval richt men zich op het kanaliseren van (het gebruik van) de platformen waar de buitenwereld ons mee confronteert.
- Medewerkers zijn bekend met het beleid en ontvingen voor zover nodig training.

Roadmap

Afbeelding 2: Voorbeeld roadmap jaar 1 en jaar 2

Afbeelding 2: Voorbeeld roadmap jaar één en jaar twee

Op het moment dat je een (eerste) dvo-doelstelling hebt geformuleerd, kan je gaan plannen:

- Welke bedrijfsprocessen ondersteun je hiermee?
- Is de arbeidsmarkt (hrm) een belangrijke focus?
- Wil je je onderscheiden met crowd sourcing voor innovatie?
- Welke deliverables realiseer je op basis van een integrale visie en wanneer ga je dat doen?

Om dit in één oogopslag duidelijk te maken leg je dit vast in een eenvoudige roadmap. Afbeelding 2 geeft daarvan een voorbeeld voor twee opeenvolgende jaren.

Hoeveel koorts heb je? (thermometer 2.0)

Afbeelding 3: Uitslag SMM assessment (voorbeeld)

Afbeelding 3: Uitslag SMM-assessment (voorbeeld)

Na verloop van tijd heb je een deel van de roadmap gerealiseerd. Andermaal komt de thermometer om de hoek kijken. Op basis van het Social Media Growth-model constateer je of jouw positie met betrekking tot dvo is gewijzigd. Afbeelding 3 geeft hiervan een voorbeeld. Dit inzicht geeft je de gelegenheid om jouw beleid en koers te controleren en eventueel bij te stellen. Daarmee begint de cyclus overnieuw. Zo maak je de enterprise stapje voor stapje 'social'.

Michiel Croon
Business consultant
KPN Consulting

Wat zijn dat eigenlijk, social media?

Elk medium is wel sociaal te noemen (zelfs een billboard langs de snelweg is een sociaal medium). Hier hebben we het in elk geval over digitale media. De titel van deze paragraaf is overigens een ‘'gevaarlijke' vraag. Stel deze vraag aan tien mensen en je krijgt vermoedelijk elf antwoorden. Een meerderheid van die antwoorden zal overigens wel enkele overeenkomsten vertonen:

- Social media functioneren op basis van user generated content: wij geven met zijn allen letterlijk inhoud aan blogs, fora en 'prikborden'.
- Ze hebben een kritische massa nodig: een niet gelezen blog en een Wikipedia-pagina met maar één schrijver functioneren niet.
- Social media gaan over samenwerken, verbinden, communiceren en delen.
- Dit kan zowel intern, extern en in een mixvorm plaatsvinden.
- Social media kunnen uiteenlopende processen in een organisatie ondersteunen: productie, innovatie, service, marketing, hrm. Overkoepelend vraagt dat dan wel om een (social media-)strategie.

Een verdieping van dvo

Er zijn met name vijf belangrijke aspecten van dvo. Om te beginnen ondersteunt en bestuurt dvo uiteraard aantoonbaar de bedrijfsdoelstellingen van de organisatie. Hierbij gaat het om het creëren van toegevoegde waarde voor het bedrijf door het inzetten van digitale social media. Daarnaast dient men rekening te houden met wetgeving, in het bijzonder met betrekking tot privacy en intellectual property. Als derde hoort daar ook een data-escrow bij. Dat is nog geen breed geaccepteerd begrip, ik bedoel ermee dat bij het inzetten van externe platformen het verstandig is om vooraf vast te stellen of de data die je op deze platformen zet, wel van jou blijft. Verder dien je een vorm van realtime monitoring en escalatiemanagement in te voeren voor die situaties dat een (externe) uiting misgaat waardoor een correctieve actie nodig is. En tot slot: vergeet de menselijke maat niet, denk aan netiquette en voorkom social media-stress bij jouw medewerkers.

Dit artikel is afkomstig van Channelweb.nl (https://www.channelweb.nl/artikel/4517494). © Jaarbeurs IT Media.

?

 

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.