Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Standaardwerkplek is passé

 

Best kans dat je dit artikel leest op je tablet, in je bed om zes uur 's ochtends. Kun je daarna meteen je agenda checken, presentatie voorbereiden en je collega's mailen. Want jij bepaalt zélf wel waar je wat doet en met welk device. Voor jou vanzelfsprekend. Maar voor veel organisaties en hun ict-afdelingen nog niet. Met acht gouden regels kom je echter wel een eind verder.

Altijd en overal kunnen werken. Liefst met het device dat op dat moment het meest geschikt is. Voor medewerkers is dat steeds meer normaal, maar voor veel organisaties en hun ict-afdelingen betekent het een flinke omschakeling. Van een one-size-fits-all-werkplek met voor iedereen dezelfde devices en applicaties, naar een flexibele, gepersonaliseerde werkomgeving die rekening houdt met de rol van medewerkers in de organisatie, hun persoonlijke voorkeuren, manier van werken én de eisen die voortkomen uit de context.

One-size-fits-all-ict is passé

Met de opkomst van consumerization is de one-size-fits-all-werkplek passé. Wil je als organisatie voorop blijven lopen, dan moet je de mogelijkheden van mobiliteit en flexibiliteit benutten. Klanten verwachten mobiele toegang tot jouw dienstverlening en medewerkers eisen overal toegang tot bedrijfsinformatie en flexibele ondersteuning van hun werk. Organisaties moeten zoveel mogelijk een werkomgeving bieden die past bij de manier van werken - de werkstijl - van hun medewerkers. We onderscheiden vier soorten werkstijlen (zie figuur) waarop een organisatie moet inspelen. Aandachtspunten daarbij zijn:

  • De verschillen in medewerkers:
    • Zijn zij in hun werk plaatsgebonden of kunnen ze dit werk in principe overal doen (mobiel of locatiegebonden)?
    • Zijn zij vooral taakgericht (taakwerkers) of kennisgericht (kenniswerkers)?
    • Is hun werk duidelijk gestructureerd volgens vaste processen of niet? (gestructureerd versus ongestructureerd)
    • Zijn het eigen medewerkers of mensen die tijdelijk werkzaamheden ondersteunen of een subcontractingrol hebben?
    • Hoe zelfstandig zijn de medewerkers?
  • Ondersteuning door de ict-organisatie:
    • Deze moet flexibel kunnen inspelen op klantbehoeftes, nieuwe technologie, tools en beleid;
    • Deze moet rekening houden met een toenemend gebruik van oplossingen uit de cloud en extra aandacht schenken aan nieuwe securityvragen;
    • Deze moet de medewerkers nog steeds ondersteunen, maar steeds meer met selfservice en op basis van zelfredzaamheid van medewerkers.

Acht gouden regels

Voor organisaties die overwegen de overstap te maken naar een gepersonaliseerde werkomgeving zijn een aantal gouden regels opgesteld: 

  1. Benader ict vanuit het uitgangspunt dat werk en privé in toenemende mate vervlochten zijn.
  2. Maak weloverwogen beslissingen in wat je wel en niet aanbiedt en stop energie in een goede business case en richtinggevende ict-strategie.
  3. Bepaal met een ict-roadmap waar een flexibele werkplek toegevoegde waarde in de organisatie kan hebben en doe een proof of concept bij twijfel over bepaalde keuzes en waar dat juist minder van toepassing is.
  4. Betrek medewerkers actief bij ict-vragen, maak gebruik van hun relevante kennis en ervaring, binnen en buiten het werk.
  5. Richt de ict-omgeving in als een 'open ecosysteem': afhankelijk van de behoeftes van medewerkers moeten ict-diensten eenvoudig kunnen worden uitgebreid en ingekrompen.
  6. Medewerkers moeten zélf keuzes kunnen maken in bijvoorbeeld devices en apps. Dit is uiteraard afhankelijk van de aard van de werkzaamheden. Standaarden blijven nodig. Maar het gaat daarbij misschien eerder om werkafspraken dan harde technische standaarden. 
  7. Zorg voor een goede balans op het gebied van security tussen harde ict-maatregelen enerzijds en eigen verantwoordelijkheid anderzijds. Stimuleer alertheid en sta actief stil bij risico's.
  8. Zorg voor de juiste begeleiding van medewerkers bij het wennen aan nieuwe technologische tools. En kijk ook hier goed wat nodig is per type medewerker. Ongeacht hun rol of werkstijl hebben sommige mensen nauwelijks ondersteuning nodig en anderen weer veel.

Consumentenperspectief is leidend

Privé zit je al veelvuldig in de cloud met Facebook, Gmail en tal van apps die het leven makkelijker en interessanter maken. En waarschijnlijk had je privé eerder een iPhone dan voor je werk. De behoefte aan flexibiliteit en mobiliteit op het werk wordt sterk gevoed door ervaringen die mensen hebben als consument (consumerization). Een aantal kenmerken daarvan:

  • Nieuwe informatietechnologie duikt eerst op in de consumentenmarkt.
  • Zakelijke en consumenten ict-middelen vergroeien met elkaar.
  • Medewerkers zijn thuis met ict beter uitgerust, en vaak goedkoper, dan op hun werk.
  • Medewerkers stellen zich op als kritische consumenten van ict. Ze willen graag zélf kunnen bepalen hoe ze gebruik maken van ict
  • Medewerkers redden zich steeds vaker zelf met devices en applicaties, maar support blijft altijd nodig, vanwege de achterliggende ict-systemen én omdat er altijd medewerkers zijn die wat meer steun nodig hebben

Frans Coenders

Vergelijk het zélf

One-size-fits-all-werkplek

Gepersonaliseerde werkomgeving

Ict staat centraal - de ict-organisatie bepaalt

De medewerker staat centraal - de ict-organisatie voert regie

Gebruiker past werkwijze aan op (on)mogelijkheden van de werkplek

Aandacht voor klantbeleving, gewenning nieuwe tools en mogelijkheden voor selfservice

Niemand blij, behalve ict

Iedereen blij, want in principe open voor alle devices, applicaties en clouddiensten, mits veilig te ontsluiten

Rigide, dus snel verouderd

Flexibel, dus steeds actueel

Niet service- maar productgericht

Servicegericht in plaats van productgericht

Gebruikers zoeken continu naar manieren om af te wijken of te omzeilen

Gebruikers zoeken hoe ze maximale waarde uit het platform kunnen halen

Kostbaar in ontwerp en migratie

Hoger tco, maar ook hogere roi

Uitstekend geschikt voor organisaties met een homogeen, monomaan en constant business model

Uitstekend geschikt voor organisaties met een heterogeen en snel vernieuwend business model

Over de auteur

Frans Coenders is business consultant met jarenlange ervaring in innovatie en verandering op het gebied van nieuwe technologie, proces en organisatie. Hij is werkzaam bij KPN Consulting en heeft een belangrijke focus op Het Nieuwe Werken, Unified Communications en de werkplek.

Dit artikel is afkomstig van Channelweb.nl (https://www.channelweb.nl/artikel/5146909). © Jaarbeurs IT Media.

5,9

 

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.