Neemt u een verkoper serieus die geen crm-tool heeft? Neemt u een it-manager serieus die geen cmdb-tool heeft? Deze blog laat zeven argumenten zien waarom het in mijn ogen verstandig is om van meet af aan een webbased enterprise architectuurtool in de organisatie in te zetten. Zeker wanneer het werken onder enterprise architectuur een speerpunt is op de agenda!
Elk door mij beschreven argument laat zien hoe ik de praktijk als visual enterprise architect met Dragon1 heb ervaren en heb vertaald naar pragmatische oplossingen.
1. Management. Als we enterprise architectuur zien als een instrument dat serieus gemanaged moet worden net zoals verkoop en inkoop, dan is het verstandig om een professionele architectuurtool te gebruiken. Professioneel aan verkoop doen, zoals crosselling of upselling, het werken met een integraal klantbeeld of slim aan inkoop doen, zoals eProcurement en Maverick buying is niet mogelijk en wordt door niemand in de organisatie gedaan zonder crm-tool of Purschasing-tool. Het beheer van medewerkerdossiers bij hrm en de boekhouding bij financiën wordt ook nergens meer gedaan zonder specialistische tooling. Om enterprise architecten goed hun werk te kunnen laten doen en het aantal handmatig geproduceerde architectuurdocumenten in de hand te houden is het verstandig om vanaf de start van het werken onder architectuur met een architectuurtool aan de slag te gaan.
2. Consistentie. Wanneer in de organisatie eerst met verschillende methoden en technieken het werken onder architectuur wordt verkend is de kans groot dat deze stukken architectuur niet goed op elkaar passen of aansluiten. Door een architectuurtool te gebruiken en het aanwezige architectuurvoorbeeld aan te passen op de eigen situatie, weet je zeker dat de architectuur als een consistent geheel wordt geadministreerd.
3. Hergebruik. Elke organisatie heeft een bestaande huidige architectuur (as-is). Alle werkuitvoering en veranderprojecten in de organisatie worden mogelijk gemaakt dan wel beperkt in hun vrijheid door de as-is-architectuur van de organisatie. Met een architectuurtool is het eenvoudig om samen te werken met een team waarbij ieder een eigen deel van de huidige architectuur in beeld brengt daar waar het geheel consistent is. De bouwblokken die de ene architect onderkent kunnen worden hergebruikt door de andere architect om zijn gedeelte van de organisatie goed in kaart te brengen. De aanwezigheid van een architectuurtool in organisaties alleen al zorgt er soms spontaan voor dat de huidige architectuur van de organisatie geheel of gedeeltelijk in kaart wordt gebracht. Zonder architectuurtool is de kans veel lager dat de huidige architectuur spontaan, dan wel gepland in kaart wordt gebracht.
4. Taakverdeling. Met een architectuurtool kun je van meet af aan taken verdelen: het ene lid van een architectuurteam focust zich op definities van begrippen, een ander lid maakt de praatplaten, iemand anders zorgt voor de onderliggende (meta)modellen en weer iemand anders doet onderzoek naar de juiste concepten en principes. Wanneer de organisatie ervoor kiest om een web based architectuurtool te gebruiken, komen ook direct de voordelen van samenwerken in een repository naar voren. Op elk moment en op elk plek kunnen leden van het architectuurteam en belanghebbenden daarom heen samenwerken aan architectuur in één en dezelfde tool.
5. Beheer. De wereld veranderd snel en dus ook de informatiehuishouding van een organisatie. Als architectuurdocumenten met kantoorautomatiseringssoftware zijn gemaakt, zoals een tekstverwerker, spreadsheet programma of presentatiesoftware, dan vergt het veel handmatig werk en tijd om steeds voor de volle 100 procent alle wijzigingen in alle losse documenten door te voeren. Met een architectuurtool kun je van de geadministreerde bouwstenen en samengestelde bouwblokken complete Word-documenten, Powerpoint-presentaties en Excelsheets genereren en wordt automatisch een wijziging in de data van een model doorverwerkt in de visualisaties en documenten in de database over dat model.
6. Kosten/baten verhouding. Een investering in een architectuurtool is altijd zeer legitiem in het licht van de productiviteitsverhoging per gebruiker; sneller kunnen doorvoeren van wijzigingen, geen tijd meer kwijt zijn aan het consistent maken van een document en het voorkomen van steeds opnieuw het wiel uitvinden als gebruiker door eenvoudig hergebruik van architectuur bouwstenen via de tool. Als een medewerker met een architectuurtool het kan voorkomen dat hij of zij een dag lang naar een document moet zoeken met bepaalde informatie of een document maakt dat er eigenlijk al is, is de architectuurtool al meer dan terugverdient.
7. Volwassenheid. Een vaak gehoorde opmerking uit de praktijk is: we zijn nog maar net bezig met architectuur in de organisatie. Het is voor ons nog te vroeg om een architectuurtool te gaan inzetten. We moeten eerst nog wat ervaring opdoen met het werken onder architectuur, om überhaupt een to-be-architectuur op te kunnen stellen, en nog diverse organisatiewijzigingen doorvoeren om architectuur goed in te bedden. Met een professionele architectuurtool kun je echter gefaseerd beginnen. De collega van verkoop begint ook eerst met het invoeren van klantgegevens voordat hij of zij ingewikkelde queries in de crm-tool maakt om klantgroepen te analyseren en de markt optimaler te bewerken.
Kortom, uit het oogpunt van proactief management, hogere consistentie, meer hergebruik, betere taakverdeling, realistisch beheer en een juiste kosten/baten-analyse hebben enterprise architecten het recht zoals hun collega’s op een professionele architectuur tool.
Voldoende
Je begrijpt zeker wel dat lang niet elke architectuurtool in voldoende mate voorziet in de boven genoemde argumenten. Een web based EA-tool voorziet echter wel in al deze argumenten. Zaak is dat je EA-tool hebt die niet een modelleertool is voor het maken van entiteit-relatie-diagrammen. Een echte architectuurtool is geschikt voor het ontwerpen van business- en it-totaalconcepten en het realiseren van organisatie-bouwwerken.
Naast het maken van modellen, kunnen met een EA-tool met zorg en aandacht krachtige visualisaties worden gemaakt van deze modellen en kunnen deze visualisaties interactief doorklikbaar worden gemaakt. Met onder andere als doel om het bestuur en directie van de organisatie met architectuurvisualisaties te ondersteunen in het nemen van strategische beslissingen. Dergelijke interactieve kaarten, atlassen en ontwerpboeken blijken een effectief middel te zijn.
Ik adviseer organisaties dan ook om op elk moment te beginnen met het in beeld brengen van de huidige architectuur van de organisatie omdat deze continu van invloed is op de werkuitvoering en veranderprojecten. En richt een proces in om maandelijks of elk kwartaal deze architectuur bij te werken. Eenmaal voldoende in beeld is de architectuur ook beter stuurbaar geworden en kan een pakket aan samenhangende en elkaar versterkende maatregelen worden doorgevoerd. Met een echte architectuurtool kan het succes dan ook niet uitblijven.
