Architecten vinden het vaak niet eenvoudig om helder te maken wat hun toegevoegde waarde is. Dat heeft veel te maken met het feit dat het vakgebied ook erg groot is en architecten allerlei verschillende rollen kunnen aannemen. Door architectuur in het algemeen te zien als een vorm van kennisdeling en vervolgens als een manier van afspraken maken wordt deze waarde ineens veel duidelijker.
Architecten kunnen een strategische rol vervullen waarbij de nadruk ligt op het concretiseren van de bedrijfsstrategie in principes en actielijnen, maar ook relatief operationele rollen vervullen waarbij de nadruk ligt op het komen tot oplossingen. Er lijkt echter een belangrijke analogie in deze rollen te zitten als je er op een wat meer abstracte manier naar kijkt. Kernactiviteiten van architecten lijken te liggen in het delen van kennis en het maken van afspraken, waarbij de eerste randvoorwaardelijk is voor de tweede. Dit maakt het leven van de architect potentieel veel eenvoudiger. Laten we eens naar deze twee perspectieven kijken.
De algemene doelstelling van architectuur is het sturen van veranderingen in de inrichting van organisatie, processen en systemen. Voor het initiëren van veranderingen zijn keuzes en daarmee samenhangende besluiten van management noodzakelijk. Voor het uitvoeren van verandering moeten keuzes worden gemaakt over de nieuwe inrichting. Richting geven aan verandering betekent dus vooral het beïnvloeden van keuzes. Besluiten en keuzes worden vooral genomen op basis van de kennis die mensen hebben. De architect kan keuzes daarom vooral beïnvloeden door ervoor te zorgen dat mensen over de juiste kennis beschikken. Voordeel hiervan is ook dat dit niet direct een bedreiging oplevert omdat je mensen nergens toe dwingt, maar alleen maar laat zien dat je meedenkt en meehelpt.
Sommige keuzes worden toch niet gemaakt in het belang van de organisatie, ondanks dat de juiste kennis wel aanwezig is. De oorzaak ligt daarbij vooral in belangen van mensen, afdelingen en organisaties. Architectuur probeert te sturen op wat goed is voor de organisatie als geheel en op de langere termijn, en dat is niet altijd voor iedereen en op de korte termijn gunstig. In dat geval zijn afspraken noodzakelijk. Architecten kunnen hier een rol in spelen door essentiële afspraken vast te leggen in de vorm van principes en richtlijnen. Daarmee moet worden bewaakt dat er voldoende ruimte blijft voor autonomie, vakmanschap en ondernemerschap.
Wat betekent dit inzicht nu in de praktijk? Het begint met zicht krijgen in lacunes in kennis bij medewerkers die een belangrijke rol spelen in de verandering die moet plaats vinden. Begin met het verzamelen en verspreiden van kennis waarom een verandering noodzakelijk is. Na besluitvorming verschuift de rol naar het verzamelen en verspreiden van kennis die noodzakelijk is om te komen tot een goed ontwerp van de verandering. Leg in het algemeen de nadruk op kennis die inherent niet geborgd is in de organisatie. Denk bijvoorbeeld aan kennis over nieuwe ontwikkelingen en kennis over de de huidige inrichting van de organisatie, processen en systemen en de samenhang daarin. Een deel van deze kennis is generiek van aard en kan vastgelegd worden in de vorm van een referentie-architectuur. Door deze op een laagdrempelige manier te ontsluiten, bijvoorbeeld in de vorm van een wiki, is de kennis optimaal toegankelijk voor een ieder.
Nadat alle relevante kennis expliciet is gemaakt en in samenhang beschikbaar is in de organisatie verschuift de rol van de architect naar het maken van essentiële afspraken. Om een optimale balans te vinden tussen sturing en flexibiliteit is het belangrijk deze afspraken expliciet af te leiden van strategie, beleid en doelstellingen van de organisatie. In het algemeen willen professionals professionele vrijheid en geen betuttelende regels. Principes bieden een goed instrument om snel afspraken te inventariseren en op een compacte manier vast te leggen. Eén workshopsessie kan al voldoende zijn om de zaken die echt belangrijk zijn boven tafel te krijgen. Het resultaat kan in verhalende vorm in een paar pagina’s worden worden vastgelegd, waardoor deze eenvoudig naar een brede groep kan worden gecommuniceerd. De resulterende principes horen bij specifieke architecturen; enterprise-architecturen, domeinarchitecturen en solution-architecturen. Deze specifieke architecturen en principes kunnen overigens wel prima gebruik maken van kennis die is vastgelegd in referentie-architecturen.
Kennis delen en afspraken maken vormen dus de essentie van het werk van de architect. Door niet direct met afspraken te beginnen, maar met het delen van kennis zorgt een architect er voor dat iedereen hetzelfde kennisniveau heeft waardoor veel van de keuzes al in de juiste banen worden geleid. Daarnaast ontstaat een veel positiever beeld over de rol van de architect, die geen blokkades opwerpt maar juist blokkades wegneemt.
