Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Zijn we er al met het papierloze kantoor?

 

Channelweb Expert

Yves Rummens
Business Manager Benelux, Low-Mid & Office Solutions, Xerox. Expert van Channelweb voor de topics Mobility, Security en ICT-branche.

Naar aanleiding van een eerdere blog over mobile print kreeg ik een aantal interessante reacties. Met name de reactie dat ‘printen voor dino’s is’ zette mij aan het denken. Is printen echt iets uit de prehistorie? Zo ja, waarom is er dan nog zo ontzettend veel papier in omloop binnen kantoren? Een kleine samenvatting van de ontwikkeling van het papierloze kantoor tot nu toe.

In de jaren ‘70 werd de term papierloos kantoor voor het eerst gebruikt en iedereen was toen in de veronderstelling dat papier snel zou verdwijnen. Toch was er een aantal grote uitdagingen en de meest belangrijke op dat moment was wel dat er helemaal geen alternatief was voor papier. Maar dat hield de échte early adapters natuurlijk niet tegen. In de jaren daarna hebben scantechnieken en end-to-end documentmanagement-oplossingen gezorgd voor de verbetering van het workflowproces en dat leidde tot efficiëntere werkomgevingen. Toch blijkt dat het papierverbruik tussen 1980 en 2000 is verdubbeld. Ondanks alle goede voornemens en ideeën lukte het organisaties dus niet om het printverbruik daadwerkelijk te minderen.

Vanwege de crisis, die in 2008 zijn intrede deed, werden organisaties verplicht om na te denken over nieuwe manieren om kosten te besparen. Gartner schat dat de jaarlijkse printkosten gelijk staan aan 1 tot 3 procent van de uitgaven van een bedrijf. Toch waren weinig organisaties zich daar bewust van. Print Audit deed daar onderzoek naar en volgens dit softwarebedrijf wordt 17 procent van de geprinte afdrukken in een kantoor nooit gebruikt door medewerkers. Met de komst van Managed Print Services kwam daar verandering in en konden organisaties de printkosten, papierverbruik en papierverspilling terugdringen. Uit onderzoek van Association for Information en Image Management (AIIM) uit 2012 blijkt dat 35 procent van de grote bedrijven een afname in het papierverbruik ziet. Daarnaast hebben tablets en smartphones voor een gigantische revival gezorgd en het papierloze kantoor dichterbij gebracht.

Waarom zijn we er dan nog niet na ruim veertig jaar? Uit onderzoek van Iron Mountain uit 2012 blijkt dat papieren dossiers en documenten nog steeds belangrijk zijn en dat voorlopig blijven. Slechts 1 procent van de ondervraagden heeft een echt papierloos kantoor. Vaak vergeten we dat er naast de ‘gewone printjes’ ook zoveel andere soorten papier in de omloop zijn: folders, brochures en ander marketingmateriaal, papieren koffiebekers en facturen om maar wat te noemen. Daarnaast is er een interessante trend gaande vanwege het feit dat we steeds meer digitaal vastleggen met onze smartphone of tablet. Digitale gebruikers willen hun herinneringen weer tastbaar maken en daar komen steeds meer apps voor op de markt. Zo kunnen we foto’s die we met onze smartphone maken steeds eenvoudiger laten ontwikkelen, of we ontwerpen verjaardagkaartjes online om die vervolgens te laten uitprinten en verzenden.

Ik verwacht dat het papierverbruik in de komende tien jaar nog verder zal afnemen. De lijn die door tablets en smartphones is ingezet zal voortzetten en printleveranciers zullen zich nog meer gaan richten op het ondersteunen van organisaties bij het digitaliseren en online beheren van informatie. Toch denk ik dat het papierloze kantoor voor de meeste organisaties nooit realiteit zal worden, maar vraag het me over twintig jaar nog eens, wie weet in wat voor tijdperk we dan beland zijn.

Dit artikel is afkomstig van Channelweb.nl (https://www.channelweb.nl/artikel/4873052). © Jaarbeurs IT Media.

?

 

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.