Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Documenten in SharePoint? Tips voor IT-managers

 

Channelweb Expert

Yves Rummens
Business Manager Benelux, Low-Mid & Office Solutions, Xerox. Expert van Channelweb voor de topics Mobility, Security en ICT-branche.

Bij Xerox organiseerden we onlangs een Tech Day die onder andere in het teken stond van het digitaliseren van documenten. Uiteraard kwam ook SharePoint aan bod, een oplossing die inmiddels door veel organisaties wordt ingezet. De prangende vraag van veel deelnemers tijdens het event: hoe kan ik mijn papieren documenten in SharePoint op de juiste plek opslaan en ze later weer eenvoudig terugvinden?

Het blijkt dat het opslaan van papieren documenten in SharePoint vaak misgaat. Het opslaan zelf lukt de meeste gebruikers nog wel, maar documenten zijn naderhand vaak niet meer terug te vinden. Hoe kun je als it-manager het de mensen op de werkvloer nu écht makkelijker maken?

Het belang van de scan

Als eerste is het belangrijk om het belang van scannen voor bedrijven nog eens toe te lichten, want dat belang moet je als it-manager over kunnen brengen. Zakelijke processen verlopen sneller zonder papier, case studies tonen aan dat er meer dan 30 procent tijdswinst gerealiseerd kan worden. Daarnaast is het milieuvriendelijke aspect natuurlijk belangrijk voor organisaties en zijn er minder inkt- en papierkosten. Papier is bovendien een kostbaar medium voor uitwisseling en opslag, want kopieën van een papieren document zijn duurder dan een elektronische kopie en dienen ook weer ergens fysiek opgeslagen te worden. Hoe kun je het scanproces in combinatie met SharePoint dan eenvoudiger maken als it-manager?

1. Zorg voor goede data definities
In de libraries van SharePoint staan verschillende digitale documenten opgeslagen en gerangschikt naar onderwerp. Wanneer daar een papieren document aan toegevoegd moet worden, is het belangrijk dat deze in de juiste library - onder het juiste onderwerp - geplaatst wordt, anders is het document later niet meer terug te vinden. Hier moeten goede data definities en keywords voor vastgesteld worden. Dit kun je bijvoorbeeld doen door relevante kolommen aan te maken in SharePoint en deze vervolgens te synchroniseren naar de scanmodule. Gebruikers krijgen op die manier een inputveld te zien wanneer ze een document willen scannen en worden verplicht om daar de juiste tags in te voeren. Deze kolommen in SharePoint zijn dus onmisbaar voor het indexeren en rangschikken van documenten.

2. Maak de toegang tot SharePoint eenvoudig
Via een multifunctionele printer (mfp) is het eenvoudig mogelijk om papieren documenten in SharePoint op te slaan. Met de knop ‘Scan to cloud’ (wanneer SharePoint in de cloud draait) of ‘Scan to SharePoint’ (wanneer SharePoint op het bedrijfsnetwerk geïnstalleerd is) is het opslaan en delen van papieren documenten snel geregeld. Vóór het scannen moeten dan wel de juiste keywords ingegeven worden en dient het papieren document tijdens het scanproces omgezet te worden in een gepast formaat. Dat kan dan bijvoorbeeld een doorzoekbaar pdf-document zijn, maar ook een Word of Excel document.

Met deze tips kun je als it-manager de mensen op de werkvloer de goede richting op helpen bij het opslaan en terugvinden van papieren documenten in SharePoint. Zijn er Computable experts met andere tips?

Dit artikel is afkomstig van Channelweb.nl (https://www.channelweb.nl/artikel/4794240). © Jaarbeurs IT Media.

?

 

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.