Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Wat is jouw dakpan?

 

Ik zit vaak in documentmanagement-projecten en die projecten gaan vaak ook over procesoptimalisaties. Je kruipt dan bij elkaar om te kijken hoe het nu gebeurt en hoe het beter kan. En dan blijkt beeldspraak een krachtig middel om iets duidelijk te maken. Zo kwam ik laatst bij de ‘dakpan’-metafoor en die blijkt ook goed bruikbaar buiten het documentenwereldje.

We zaten in overleg met een aantal onderdelen van het ministerie van OCW. De inspectie van het onderwijs, het bestuursdepartement en de rijksdienst voor cultureel erfgoed. We hadden het over het digitaliseren van poststromen. Immers, post is zó twintigste eeuw, dat hoeft niet meer fysiek, dat kan digitaal. Maar als het dan nog wel fysiek binnenkomt, dan moeten we dat nog wel even digitaal maken en verspreiden. Althans, dat is de basisgedachten. ‘Maar wat doen we dan met de dakpan?’ vroeg iemand. En dat deed wat aanwezigen fronsen. We hadden het over post, toch? Waar komt die dakpan dan vandaan?

‘Ja, wij krijgen die soms opgestuurd. Van die mooie oude dakpannen, bijvoorbeeld uit de gouden eeuw, die als historisch object te zien zijn. Die zijn voor de collectie’, zei de man van de rijksdienst voor cultureel erfgoed. We grinnikten een beetje, want dakpannen zijn niet zo goed voor de scanner. Het past niet door de feeder, bekrast de glasplaat en je wil hem niet digitaal, maar fysiek op je bureau hebben.

Serie van uitzonderingen

Het bracht echter wel een hele serie van uitzonderingen op gang: boekwerken, aktes met lakzegels, een pakketje, cd-roms, et cetera, et cetera. Een organisatie ontvangt nogal wat met de post, want hoewel het ouderwetse briefverkeer lijkt op te drogen, neemt het pakketverkeer juist toe. Het antwoord is natuurlijk vrij simpel: maak een proces voor de dakpan, zodat hij en zijn soortgenoten in fysieke vorm alsnog op het juiste bureau kan landen.

Maar die dakpan spreekt wel tot de verbeelding. We hebben het een tijd als term gebruik binnen het project voor elke uitzondering die we tegen kwamen. Het bekt lekker en met een korte toelichting begrijpt iedereen hem, want het is geen abstracte vakterm. En dat maakt het toepasbaar in andere contexten.

Want elk proces of systeem kent zijn eigen ‘dakpan’. Het zijn de zaken die de uitzondering vormen en de beeldvorming van de betrokkenen naar zich toe trekken. Het is vaak ook meteen het onderwerp waarom een procesinnovatie niet goed zou kunnen werken. Want innoveren is spannend en voor sommige mensen dus reden voor (verkapte) weerstand. Dakpannen zijn niet erg, ze zijn juist prima om de groep te betrekken en mee te nemen in het proces. Maar benoem die dakpannen dan ook, zodat je deze van de juiste reactie kan voorzien.

Houdt daarbij in de gaten dat de dakpannen vrijwel altijd de minderheid in het geheel vormen. 80 procent van het proces bestaat uit de reguliere dingen. Maar je moet die uitzondering/dakpan natuurlijk wel even regelen en met name voorkomen dat je 80 procent van je energie aan deze 20 procent uitzondering gaat besteden.

Dus wat is jouw dakpan?

Harmen Lindeboom, adviseur bij M&I/Partners

Dit artikel is afkomstig van Channelweb.nl (https://www.channelweb.nl/artikel/5234571). © Jaarbeurs IT Media.

?

 
Nieuwsbrief

Wil je dagelijks op de hoogte gehouden worden van het laatste resellernieuws, trends en ontwikkelingen? Abonneer je dan op onze gratis nieuwsbrief.

Vul een geldig e-mailadres in

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×


Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.