Als je links en rechts eens met collega's praat, of de diverse artikelen op deze website leest, dan is één van de onderwerpen die regelmatig terugkomt snelheid en slagvaardigheid (en dan vooral het gebrek aan) van de it-afdeling. Maar zijn ze inderdaad zo traag of spelen er wellicht andere belangen een rol?
Voor velen vast een herkenbaar scenario: voor een bepaalde test of implementatie heb je even snel een systeem nodig. De standaard procedure schrijft voor dat je een it-aanvraag doet, deze moet weer door allerlei mensen getekend worden, et cetera, et cetera, et cetera. In het ergste geval moet je ook nog een hele onderbouwing aanleveren waarom jij een eigen systeem nodig hebt, in plaats van gebruik te maken van de standaardomgeving die it levert.
Kortom, het even regelen van een systeem eindigt al snel in een tijdrovend administratief klusje. De verleiding is dan ook groot om snel even bij de lokale pc-winkelketen een systeem te kopen en deze zelf in te richten.
Een vergelijkbaar scenario is te schetsen voor het aanschaffen van software. Zelf regelen is vaak sneller, met open source kom je vandaag de dag ook heel ver, en al die vervelende processen rondom het aanschaffen van software werken ook alleen maar vertragend.
Vanuit projectperspectief is er heel veel te zeggen voor deze benadering. Immers, als project wil je graag op tijd je spullen opleveren, en daarbij zo min mogelijk gehinderd worden. Of….misschien toch niet.
Het zou om te beginnen te denken moeten geven dat het project verrast wordt door de levertijden van de it-afdeling. Je mag mijns inziens verwachten dat deze bekend zijn binnen de organisatie, dus kun je er rekening mee houden in je projectplanning en de benodigde hard- en/of software tijdig aanvragen.
Verrassingen en valkuil
Maar de echte verrassingen komen pas na verloop van tijd. Het project heeft het gevraagde opgeleverd en wordt ontbonden. Na verloop van tijd blijkt er een probleem te zijn met het systeem waar de software draait, maar waar stond die pc ook al weer. Destijds stond hij bij de integrator onder het bureau. Zowel de integrator als zijn bureau zijn inmiddels weg, en de pc dus ook. Blijkbaar hangt hij nog ergens aan het netwerk, maar waar?
Een variant hierop is die pc in de hoek van de kantoortuin, waarvan niemand na verloop van tijd meer weet waarom die er eigenlijk staat. Bij de eerstvolgende verhuizing wordt het systeem maar uitgezet, met alle mogelijke gevolgen van dien.
Wat ook kan gebeuren, is een applicatie die na een aantal systeem-updates niet meer werkt, omdat bepaalde, van internet geplukte, libraries niet meer ondersteund worden? Waar hadden we die libraries ook al weer vandaan, worden ze eigenlijk nog wel bijgehouden, bestaat de leverancier nog wel?
Een andere valkuil kunnen de gebruiksvoorwaarden van open source software zijn. Negen van de tien gebruikers klikken klakkeloos op de OK, accept en next-knoppen als ze software downloaden en/of installeren zonder de voorwaarden goed te lezen. Afhankelijk van het licentiemodel kan het commercieel verhandelen van deze software onverwachte bij-effecten hebben. Een voorbeeld wat ik onlangs hierover tegenkwam betrof een gratis online Agile-scrumbord. Alles wat je daar op zet mag door de leverancier van deze website gebruikt worden voor demo-doeleinden. In veel gevallen zal dit geen probleem zijn, maar in het geval van concurrentiegevoelige informatie (bijvoorbeeld bij r&d-afdelingen) zal niet iedereen hier even blij mee zijn.
Rol van betekenis
Zo zijn er ongetwijfeld nog meer voorbeelden te bedenken. Maar willen we dit eigenlijk liever niet voorkomen? Een it-afdeling kan hierbij een grote rol van betekenis spelen. Let wel, kan! Door de jaren heen hebben zij veel van dit soort valkuilen voorbij zien komen en kunnen de projecten vanuit die positie adviseren.
De slagvaardigheid van de it-afdeling is daarmee echter nog niet opgelost. Het loont de moeite je eens te verdiepen in de budgetverdelingen binnen je organisatie. It wordt vaak gezien als een kostenpost en heeft vanuit die positie al direct een achterstand op een project. Alle investeringen moeten door talloze managementlagen geaccordeerd worden, voorraden geminimaliseerd en om kosten-efficiënt te werken kan er alleen standaard hardware aangeschaft worden.
Haastige spoed… vanuit het project geredeneerd misschien goed, maar vanuit langetermijnvisie lang niet altijd.
