Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Zo mislukt je requirements workshop gegarandeerd

 

Computable Expert

drs. Mirjam van den Berg
Requirements Consultant, Coach en Trainer, Bridging Minds. Expert van Computable voor het topic Development.

Het ontwikkelen van software en het achterhalen van requirements zijn onlosmakelijk met elkaar verbonden. Je kunt daarvoor verschillende technieken gebruiken, zoals bijvoorbeeld interviewen, observeren, prototyping of het onderzoeken van documentatie en klachten. Ook het organiseren van een workshop kan een effectieve manier zijn om snel requirements te achterhalen.

Immers, het organiseren van een workshop kost minder tijd, het stimuleert de onderlinge samenwerking tussen belanghebbenden, het verhoogt de team productiviteit en het leidt tot meer tevredenheid van klanten, gebruikers, ICT leveranciers en andere betrokkenen. Je zou bijna denken dat het alleen nog een kwestie is van doel, proces en deelnemers bepalen, ruimte en materialen regelen en uitnodigingen versturen.

Echter, in de praktijk blijkt het organiseren van een requirements workshop vaak lastiger dan vooraf gedacht. Maar al te vaak eindigt een requirements workshop in een soort ‘Poolse landdag’, waarbij deelnemers na afloop klagen dat ze hun kostbare tijd hebben verspild aan saaie en niet relevante discussies, dat de verkeerde mensen aan tafel zaten zodat er geen beslissingen konden worden genomen, dat steeds dezelfde paar mensen het hoogste woord hadden en/of dat het weinig tot geen nieuwe inzichten heeft opgeleverd.

Requirements workshops die mislukken hebben vaak één ding met elkaar gemeen: ze lijken te veel op een gewone vergadering. Wil je voorkomen dat je volgende requirements workshop opnieuw een gegarandeerde flop wordt? Vermijd dan in ieder geval deze zeven valkuilen:

1. Minimale voorbereiding
Requirements workshops vergen een intensieve voorbereiding en begeleiding door een neutrale facilitator, zodat de deelnemers via een logische volgorde van activiteiten gezamenlijk requirements opleveren met de juiste diepgang en kwaliteit.

2. Geen gezamenlijk doel
Achterhaal en communiceer vooraf duidelijk en expliciet wat de reden is om samen te komen. Welk resultaat moet na afloop van de workshop zijn behaald? Deze reden bepaalt namelijk welke deelnemers noodzakelijk zijn , welke vragen cruciaal zijn, welke discussies relevant zijn, welke activiteiten nodig zijn en welke producten opgeleverd moeten worden.

3. Niet de juiste (mix) deelnemers
Zorg dat alle groepen belanghebbenden evenredig vertegenwoordigd zijn, maar beperk de workshop wel tot zeven tot twaalf deelnemers. Wees dus selectief en kritisch, zodat daadwerkelijk de mensen met de juiste kennis, ervaring en invloed vrijgemaakt worden van hun dagelijkse werk. Dit kan veel tijd kosten. Schakel hiervoor dus tijdig de opdrachtgever van de workshop in.

4. Geen of te weinig tijd voor ‘huiswerk’
Requirements workshops vergen bijna altijd vooraf ‘huiswerk’ van deelnemers, zoals bijvoorbeeld het opstellen of doorlezen van concept documenten en modellen die als input dienen. Geef deelnemers voldoende tijd om zich voor te bereiden en maak hierover afspraken (zowel met de deelnemers als hun leidinggevenden).

5. ‘Veel geschreeuw en weinig wol’
Ontdek nieuwe, ontbrekende, onvolledige of tegenstrijdige requirements door deelnemers tijdens de workshop zowel visuele als tekstuele modellen te laten maken en verifiëren. Diagrammen zorgen voor snelheid en woorden voor nauwkeurigheid.

6. Weinig variatie
Gebruik verschillende werkvormen om de interactie, creativiteit, energie en deelname van iedereen te stimuleren. Varieer tussen activiteiten die deelnemers individueel, in kleine groepjes of met de hele groep uitvoeren. Breng waar mogelijk een spelelement of humor in.

7. Vage, impliciete of helemaal geen beslissingen
Zorg bij elke te nemen beslissing voor een duidelijk proces waarbij alle deelnemers betrokken zijn, én pas een duidelijke regel toe, zoals bijvoorbeeld besluit-na-discussie of consensus. Vergeet ook niet om de beslissing te documenteren: wie heeft wanneer welke beslissing genomen en welke regel is toegepast.

Heb je aanvullende valkuilen en tips voor een succesvolle requirements workshop? Laat dan hieronder een reactie achter. Alvast hartelijk dank daarvoor!

Dit artikel is afkomstig van Channelweb.nl (https://www.channelweb.nl/artikel/4996696). © Jaarbeurs IT Media.

?

 

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.