Je bent overtuigd van de voordelen van de cloud; zoals meer business agility, flexibele capaciteit, betalen naar gebruik en snellere toegang tot nieuwe technologie. Maar hoe maak je succesvol de transitie naar de cloud? Dat begint bij het zetten van de juiste stappen.
De rol van it verschuift, het is niet langer een middel maar een dienst in het hart van de organisatie. Met de komst van de cloud worden hard- en software extern voor je beheerd. Je kunt flexibel op- en afschalen en betaalt voor wat daadwerkelijk wordt gebruikt. Dit is een wezenlijk verschil met de kostbare investeringen in een eigen it-infrastructuur die een aantal jaar geleden vaker voorkwam.
Voor een succesvolle transitie naar de cloud moet je een aantal stappen zetten. In dit artikel licht ik de eerste stap toe, die bestaat uit het inventariseren van de wensen en verwachtingen van de interne en externe organisatie en het in kaart brengen van jouw huidige it-architectuur.
Wensen en verwachtingen
Alle medewerkers krijgen straks te maken met de nieuwe cloud-omgeving en hebben hoge verwachtingen. De commercieel directeur wil bijvoorbeeld altijd en overal snel bij zijn klantcontacten kunnen en marketing wil het liefst zoveel mogelijk content snel verspreiden. De cloud roept echter ook vragen op. De financiële afdeling is misschien bezorgd over de veiligheid van het systeem en de it-afdeling wil meer weten over het beheer van de nieuwe omgeving.
Dit is het moment waarop je bepaalde it-processen opnieuw kunt inrichten en rekening kunt houden met de wensen van de verschillende afdelingen en medewerkers. Wat wordt er verwacht van it in het algemeen, hoe is de situatie nu en wat kan er beter? Welke it-obstakels komen je medewerkers dagelijks tegen? Verwachten zij dat de toekomstige omgeving alles oplost? Wat hebben zij nodig om hun werk goed te kunnen doen?
Wellicht is het verstandig om een aantal ‘early-adopters’ binnen de organisatie te betrekken in het ontwikkelingsproces. Zij kunnen je helpen om de wensen en verwachtingen van de medewerkers te inventariseren. Door medewerkers vroeg te betrekken in het proces ervaren zij de overstap straks niet als een ingrijpende migratie maar als een verbeteringsproces. Dit komt de adoptie van de nieuwe cloud-omgeving alleen maar ten goede.
Wat verwacht de buitenwereld?
Klanten, stakeholders, de overheid en de concurrentie leggen druk op jouw schouders. Je moet misschien voldoen aan wet- en regelgeving, er zijn afspraken gemaakt of je hebt hard gewerkt aan bepaalde certificeringen. Nu je de it-infrastructuur wilt veranderen, dien je ook andere partijen in te lichten. Stel, je opereert internationaal en wil bijvoorbeeld gebruik gaan maken van verschillende datacenters buiten de landsgrenzen. Dankzij de cloud neemt de afstand van de medewerkers ten opzichte van bedrijfsgegevens af en kunnen zij sneller bij bestanden. Dit is een groot voordeel. Maar voldoe je met deze keuze nog wel aan de compliancy-eisen die gelden voor jouw branche?
Je wil ook je klanten optimaal kunnen bedienen. De online bezoeker verwacht een perfecte performance; de website of applicatie moet direct laden, ongeacht de complexe inhoud, de locatie van de bezoeker, de browser en ongeacht het device waarmee hij surft. Uiteraard moet het geheel ook veilig zijn. Is jouw platform hiervoor nog wel geschikt? Kan de online ervaring voor de klant verbeterd worden en als gevolg hiervan de conversie?
Onderzoek de huidige it-situatie
Voor je een schets kunt maken van de nieuwe cloud-omgeving is het ook noodzakelijk om na te gaan hoe de huidige it-infrastructuur eruit ziet. Met welke systemen en applicaties werken jijzelf en je medewerkers dagelijks? Gebruik je daadwerkelijk alles wat er in huis is? Wat is het doel van bepaalde applicaties en databases? Let ook op het aantal werkplekken, gebruikers en de hoeveelheid data die straks moet worden gemigreerd naar de cloud. Is dit haalbaar?
In de loop der jaren stapelen verschillende software-applicaties en -licenties zich op. Een deel daarvan gebruik je wellicht niet meer, is verouderd of werkt zelfs contraproductief. Daar neem je nu afscheid van. In plaats van software opnieuw aan te schaffen, kun je deze ook afnemen uit een public cloud-omgeving (SaaS). Denk bijvoorbeeld aan een crm-applicatie of Microsoft Office 365. Tot slot maak je misschien gebruik van op maat gemaakte software. Deze kunnen niet worden vervangen door publieke diensten en worden bijvoorbeeld door je cloudleverancier ondergebracht in een voor jou ingerichte private cloud-omgeving.
Tot slot moet er kritisch worden gekeken naar de kennis van het it-team; hoe gaan zij te werk en wat zal er straks veranderen? Is het team in staat om de nieuwe omgeving zelf te onderhouden, zijn zij gebaat met een opleiding of is er hulp nodig van buitenaf?
Goed beslagen ten ijs
Als vragen onbeantwoord blijven en je medewerkers weinig inspraak hebben, dan is de kans aanwezig dat de wensen en verwachtingen niet kloppen met het eindresultaat. Je loopt dan het risico dat de medewerkers en andere stakeholders de toekomstige cloud-omgeving niet volledig zullen omarmen. En dat is op zijn zachts gezegd zonde van alle inspanningen. Neem dus de tijd voor het onderzoek en voorkom dat inspanningen niet het gewenste resultaat opleveren.
Vraag of de cloudleverancier kan en wil meedenken. Deze heeft ruime kennis en ervaring en kan als geen ander je huidige it-infrastructuur en de potentie van de cloud inzichtelijk maken. Ook kan je cloudleverancier openstaande vragen van jouw medewerkers beantwoorden.
