Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Waarom printen we eigenlijk nog steeds?

 

Computable Expert

Gijs in ‘t Veld
CTO, Motion10. Expert van Computable voor de topics Digital Transformation, Cloud Computing en Infrastructuur.

Het valt me telkens weer op dat bij bijna elke organisatie waar ik kom er ontzettend veel geprint wordt. Voor aanvang van een vergadering worden de stukken in full color afgedrukt en onder de arm meegenomen. Tijdens de vergadering worden er notities op gemaakt. Zelfs onze koning las de troonrede heel traditioneel voor vanaf papier. Dat was toch wel een kleine tegenvaller.

Niet alleen kost dit heel veel bomen (en dus zuurstof), maar het is ook erg inefficiënt om met papier te werken. Papier, zeker met aantekeningen er op, is moeilijk te delen. Ook is het lastig als het betreffende stuk in een la ligt en je hebt de informatie nodig als je op een andere locatie bent. Met het behoorlijk volwassen worden van de digitale technologie die het mogelijk maakt om documenten gemakkelijk te delen, zonder hoofdpijn te lezen en zelfs rechtsgeldig te ondertekenen is er niets dat ons nog tegenhoudt om een papierloze organisatie volledig te ondersteunen. Of toch wel?

Met een goed document management systeem (dms) zijn de volgende zaken uitstekende te regelen:

  • Digitaliseren van de eventueel nog op papier binnenkomende documenten
  • Doorlopen van de verschillende taken rond een document of dossier (zaken, cases)
  • Samenwerken aan documenten
  • Rechtsgeldig opslaan en delen van documenten
  • Versiebeheer van documenten
  • Archiveren van documenten en dossiers
  • In verschillende vormen leesbaar maken van documenten
  • Output management

Toegang tot de documenten vanaf elk willekeurig tijdstip, elke locatie en elk apparaat is hiermee meestal relatief eenvoudig te realiseren. Ook voor mensen die de documenten niet alleen lezen, maar ook moeten kunnen wijzigen of van commentaar voorzien.

Toch is er wel een aantal zaken dat op technologisch vlak nog verbeterd kan worden:

  • Het maken van notities is met het onscreen keyboard van je tablet nog niet heel erg handig
  • Een tablet heeft nog niet het leescomfort van papier (e-readers hebben dit al wel)
  • Het automatisch synchroniseren van content, met name voor als je offline toegang moet hebben (denk aan de koning in de Ridderzaal, waar vast geen Wi-Fi is) is vaak nog niet zo héél betrouwbaar

Maar het allerbelangrijkste obstakel tot de volledige implementatie van de papierloze organisatie is toch wel de mens en zijn ingesleten gewoontes en koppigheid. Die verander je niet zo maar. En zeker niet als het van bovenaf 'afgedwongen' wordt. De mens is op zich niet wars van verandering (sterker nog, het is juist een goed middel tegen verveling en apathie), maar van 'veranderd worden' is hij niet van gediend. Hier is een adoptiestrategie nodig, waarbij medewerkers zelf betrokken worden.

Tot slot, als je groener wilt zijn volstaat het niet om een laf disclaimertje onderaan een email te zetten met de mededeling 'dat je even moet nadenken voordat je de email print'. Wat namelijk nóg meer helpt is in de adresbar van je browser gewoon een volledige adres (url) intikken in plaats van een enkel woord. Het schijnt namelijk dat elke honderd searches via Google een hoeveelheid energie kost die gelijk staat aan een half uur een ouderwetse zestig watt gloeilamp laten branden. Search, of meer algemeen, verspilde rekenkracht is dus ook niet echt goed voor het millieu. 'Think before you forward this email', of beter nog 'Please tag and store this email wisely' zou dan ook toe moeten worden gevoegd aan de goedbedoelde hints onderaan elke verzonden email.
Dit artikel is afkomstig van Channelweb.nl (https://www.channelweb.nl/artikel/4874934). © Jaarbeurs IT Media.

?

 

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.