Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Cloudbox: van verbieden naar enablen

 

Computable Expert

Jeroen Jacobs
Cloud Consultant / Project Manager @ Oblivion Cloud Control, Oblivion Cloud Control. Expert van Computable voor de topics Management, Outsourcing en Cloud Computing.

Bestanden delen met collegas in een Dropboxomgeving, of zakelijke notities maken in Evernote Free. Iedereen herkent dit wel. Voor de it-manager/cio een serieuze zorg. Er zitten immers serieuze risico's aan gebruik van vaak gratis ongecontroleerde publieke clouddiensten. Steeds meer organisaties kiezen voor 'enablen' en ondersteunen in plaats van verbieden. In dit artikel de businesscase achter enablen verdergaand dan de pure risico noodzaak.

Medewerkers die vanuit hun privé gebruik eigen, veelal gratis, cloudtools mee het bedrijfsleven innemen, is in feite de volgende trend volgend op bring your own device. Dit wordt door Gartner ookwel Shadow-IT genoemd. Dit betreft in de regel  SaaS, dat buiten de regie van de it-afdeling valt vanuit de medeweker of businessmanager geïnitieerd. ShadowIT is in relatie tot byod minder zichtbaar maar veelal laagdrempeliger voor de medewerkers en business. Net als bij BYOD is er vaak een latente behoefte aan bepaalde functionaliteiten, die medewerkers aanzet tot deze beweging. In de praktijk zijn social media tools, to-do lijstjes, (drop)box/filetrans, notitietools, conferencing en brainstormtools meest populair. De (Drop)box/filetrans is in de praktijk veelal één van de eerste waar de it-afdeling op reageert.

Personal cloud vraagstukken

Het gebruik van al deze (gratis) niet gecontroleerde cloud applicaties brengt vanzelfsprekend nieuwe vraagstukken en risicos met zich mee voor de it-afdeling. Vragen als: 'Hoe voorkomen we fragmentatie van het it-landschap, hoe houden we het veilig, hoe beschermen we de data en ip en hoe houden we toezicht op al die cloudapplicaties?' zijn zeer relevant. In de praktijk zijn de onderstaande risico’s vanuit organisaties die deze problematiek herkennen de meest genoemden:

  • Risico op lekken van gevoelige bedrijfsdata
  • Patriot-act
  • Geen data locatie en beschikbaarheidsgarantie, laat staan optimale integratie
  • Geen zicht en controle op wie wat waar deelt en toegang heeft
  • Gratis diensten bevatten kleine lettertjes, ook over ip
  • Data verlies, fraude en inefficiente processen

Met deze risico’s in het visier maken it-managers zich ook terecht zorgen over de impact van Shadow-IT. Gelukkig gaat vrijwel elke organisatie over tot actie op het moment dat de risico’s bekend zijn.

Tijd voor actie!; een alternatief

De eerste reactie vanuit it is vaak beleidsmatig verbieden. In theorie een prima oplossing, maar in de praktijk beperkt effectief. Zeker wanneer technisch de mogelijkheid blijft bestaan, kun je er vanuit gaan dat het probleem even actueel blijft. Misschien als binnen een organisatie medewerkers bij overtreden zichtbaar worden ontslagen, dat verbieden effect kan hebben. Maar wil je een dergelijk beleid als organisatie? Bovendien brengt handhaven kosten met zich mee.

Het alternatief voor verbieden is bewustzijn creëren in combinatie met het aanbieden van goede passende alternatieven. Deze weg slaan steeds meer organisaties in omdat deze veel effectiever blijkt; iedere medewerker begrijpt immers echt wel dat het gebruik van ongecontroleerde clouddiensten veiligheidsrisico’s voor het bedrijf met zich meebrengt. Als een goed bruikbaar alternatief ter beschikking wordt gesteld, zal deze door de werknemer sneller worden opgepakt.

Bovendien is de businesscase van enablen ook vaak zo gemaakt. De clouddiensten die een medewerker meeneemt een organisatie in, lossen immers echt een probleem voor hem of haar op.

Corporate BusinessBox

De businesscase voor de corporate businessbox is gemaakt aan de hand van een aantal praktijk cases.

De investering
Zakelijke boxoplossingen uit de cloud kosten bij Box.net/Dropbox tien tot twaalf dollar per gebruiker per maand. De alternatieven van service providers hebben listprijzen tussen de zeven tot elf euro per gebruiker per maand. Voor deze businesscase wordt gerekend met tien euro per maand. Door uit te gaan van een cloudvariant is er tevens het voordeel dat uitsluitend betaald wordt voor gebruikers die daadwerkelijk het product aanschaffen. Ook zijn er nauwelijks opstartkosten.

De baten
Kosten zijn helder en beheersbaar dankzij het pay-per-use model. Om dat af te zetten tegen de baten, wordt gerekend met een medewerkersuurtarief van veertig euro inclusief alle indirecte kosten.

Risicos zijn onbetaalbaar

Veiligheid en bescherming van bedrijfsdata rechtvaardigen eigenlijk al de businesscase en zijn ook de primaire redenen waarom organisaties de keuze maken voor een eigen zakelijke box omgeving. Het risico van ongecontroleerde diensten is niet alleen het uitlekken van data maar ook zeker oud medewerkers die toegang blijven houden tot de data. Naast veiligheid is beschikbaarheid een relevant risico. Bestanden op een gratis box account zijn niet gegarandeerd gebacked up en beschikbaar. Ook is er geen support beschikbaar en deze combinatie kan op onverwachte momenten tot vervelende situaties leiden. Deze risicos uitdrukken in euro's is moeilijk, maar de praktijk laat zien dat dit argument alleen al de meeste organisaties doet bewegen. De investering wordt als 'nobrainer' gezien.

Productiviteitsverbetering

Het delen van grote bestanden op traditionele manier kost veel tijd. Denk aan zippen, usb-sticks (risico van het kwijtraken ervan), ‘opknippen’ in diverse mailtjes, enzovoorts. Echter, de grootste productiviteitsverbetering is er vooral bij gebruikers met meerdere devices. Het actueel en beschikbaar houden van bestanden op tablet, telefoon en laptop is een zeer tijdrovende klus. Met een box-account zijn de documenten consequent overal en altijd beschikbaar. Dit bespaart naast tijd ook de nodige frustratie. Door boxgebruikers wordt de besparing variërend ingeschat tussen de tien (matig gebruik) tot honderdtwintig minuten (bij intensief, multi-device gebruik) per maand.  Met vijftien minuten productiviteitsbesparing per maand is de businescase al gemaakt. Vijftien minuten tijdsbesparing staat gelijk aan de maandelijkse abonnementsprijs.

Storage besparingen

Emailstorage is relatief duur bij het versturen van (grote) bijlages. Doordat meer via de box gedeeld wordt, zit in theorie hier een mogelijke besparing. Ook het minder bestellen van usb-sticks en minder gebruik van klassieke storage levert besparing op.

Echter, omdat de box voor medewerkers te limiteren is en dagelijks actief gebruikt wordt, zijn er al situaties bekend waar een gedragsverandering plaatsvond. Medewerkers houden actief hun bestanden bij en zijn geneigd hun box omgeving netjes opgeruimd te houden. Dit in tegenstelling tot het gedrag bij klassieke opslag. In principe wordt er dus efficiënter met data storage omgegaan.

Voor organisaties die nog een eigen klassiek opslagsysteem in huis hebben, loont het de afweging te maken in hoeverre een box omgeving naast veiliger, ook goedkoper kan zijn. De 0,20 tot 0,50 euro per gigabite per maand bedragen, die redelijk als richtlijn kunnen worden gebruikt, tikken natuurlijk niet hard door. Maar dat hier een besparing zit is niet te ontkennen.

Any place/Time en Device

Altijd overal op elk device de belangrijke bestanden veilig bij de hand hebben, kan het verschil maken. Zeker bij functies in de sales of directie heeft het op het juiste moment de meest up-to-date stukken beschikbaar hebben een groot voordeel. Dit kan soms zelfs het verschil maken tussen een klant winnen of verliezen.

De nextgen it-afdeling

Met de uitrol van een box-oplossing stijgt de gemiddelde medewerkerstevredenheid en verbetert het imago van de it-afdeling die meer mister-no is. Vooral de jongere generatie medewerkers verwacht dit soort functionaliteiten binnen zakelijke omgevingen te kunnen gebruiken.

Tevens is er ook een kostenvoordeel. Basisbeheer en het delen van bestanden en mappen ook binnen het bedrijf wordt met de meeste box-oplossingen kinderlijk eenvoudig. Dit levert een besparing op in it-support kosten. De meeste boxoplossingen bevatten slimme features als versioning en prullenbak waarmee medewerkers zelf verloren of vorige versies als backup kunnen terug zetten. Daarbij hoeft het met elkaar delen van bestanden niet meer te lopen via storage- of sharepoint-beheerders, maar kan het direct zonder extra kosten in enkele muisklikken door de medewerkers zelf gebeuren. Wat dit aan besparing oplevert is per organisatie verschillend, afhankelijk van de hoeveelheid aanvragen en mate van geautomatiseerde oplossingen. Uitgaande van een gemiddelde handeling ongeautomatiseerd, zijn twee maal vijftien minuten inclusief registratie, en oponthoud aan de it, alsook businesszijde zo gemaakt. Ga uit van gemiddeld vier verzoeken per medewerker per jaar en daarmee een besparing van weer zo'n vijf euro per gebruiker per maand.

De ronde businesscase

Alle baten opgeteld die we hebben gekwantificeerd is de vijftien+ euro-besparing per gebruiker, per maand zo gevonden. Los van alle andere voordelen waaronder de verbeterde veiligheid en verminderde beschikbaarheidsrisicos. 30 procent besparing of beter is vaak meer dan voldoende om een positieve keuze te maken wanneer het veiligheidsaspect compleet buiten beschouwing zou worden gelaten. Natuurlijk zijn er altijd mitsen en maren, maar juist bij een cloud pay per use variant loont het de moeite om vanuit it gewoon eens te experimenteren met een kleine pilot. Realiseer dan wel dat zodra er directie en boardmembers in een pilot zijn getrokken, dat er bijna geen weg meer terug is. Zeker bij een box-oplossing.

Dezelfde  business cases zijn te maken voor de andere eerder genoemde cloud tools. Vrijwel altijd wint het cloud alternatief van de klassieke it-oplossing. De oplossingen worden nu nog veelal vanuit de gebruikers en de business geintroduceerd. Dat maakt het adaptatieproces overigens over het algemeen veel eenvoudiger dan voor veel andere it-oplossingen die aan de medewerkers worden geïntroduceerd.

Doel van dit artikel was om aan de hand van een sprekend voorbeeld te laten zien dat de business, de medewerker, en de persoon die dagelijks werkt met it, niet voor niets zijn personal cloud services meeneemt de organisatie in en dat ook betaalde varianten de businesscase nog positief maken. Doordat betaalde veilige cloud alternatieven voor bijna alles voorhanden zijn, kan de it-afdeling op deze signalen snel schakelen. Overweeg deze business case benadering eens binnen de eigen organisatie…. En indien je nog niet op een corporate box zit kun je direct gaan rekenen.

Dit artikel is afkomstig van Channelweb.nl (https://www.channelweb.nl/artikel/4814360). © Jaarbeurs IT Media.

?

 

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.