Managed hosting door True
Deze opinie is van een externe deskundige. De inhoud vertegenwoordigt dus niet noodzakelijk het gedachtegoed van de redactie.

Gebrekkige kennis softwaregebruik groot risico

Advies: stel binnen organisatie één SAM-verantwoordelijke aan

 

Computable Expert

Mark van Wolferen
Managing Director, B-lay. Expert van Computable voor de topics Datamanagement en Beheer.

Hoewel de financiële voordelen van software asset management (SAM) voor verantwoordelijken evident zijn, blijft het binnen organisaties een onderbelicht gebied. Deze paradox komt naar voren in een onderzoek uitgevoerd door No Ties onder vijfhonderd financiële en it-directeuren. Hoe belangrijk software ook is voor organisaties, er is amper kennis van de precieze kosten en het gebruik van software.

Deze conclusie is in lijn met die van eerdere onderzoeken (zoals deze van 1E, waaruit blijkt dat veel bedrijven weinig aandacht hebben voor software-administratie en risicobeheer).

Voor mij is het een bevestiging van wat ik al langer zie bij de (grote) organisaties waar ik over de vloer kom – zie mijn eerdere blogs op Computable. Het onderzoek van No Ties toont aan dat er ook bij Nederlandse organisaties een grote onwetendheid heerst wat betreft softwaregebruik. Zonde, want dit brengt onnodige miljoenenrisico’s met zich mee. Genoeg reden om de belangrijkste resultaten van het onderzoek op een rij te zetten.

Software is belangrijker dan ooit

Ooit gebruikte het bedrijfsleven software vooral als middel voor kostenbesparing door automatisering. Die rol is er nog steeds, maar software heeft ook een nieuwe, meer fundamentele functie gekregen: als drager van het verdienmodel van organisaties.

De succesvolste bedrijven ter wereld, van Uber tot Airbnb, baseren hun businessmodel op software. Na medewerkers en kennis wordt software als belangrijkste asset beschouwd, belangrijker dan onder meer hardware en kantoorgebouwen.

In deze tijden van digitalisering wekt dat groeiende belang geen verbazing. Des te opvallender is het dat er van zo’n belangrijke asset amper een administratie wordt bijgehouden. Slechts de helft van de ondervraagde organisaties heeft een dergelijke administratie en net zo weinig bedrijven hebben iemand in dienst die verantwoordelijk is voor het naleven van contractuele afspraken met de softwareleveranciers. Voor vastgoed, dat volgens de ondervraagden minder relevant is voor het voorbestaan van bedrijven, is dat juist vrijwel altijd wél netjes geregeld.

Weinig kennis van kosten en gebruik

Los van de vergelijking met andere assets, zouden vooral de gevolgen van het gebrek aan administratie en risicobeheer menig cio of cfo direct wakker moeten schudden. Van organisaties met meer dan 250 medewerkers heeft twee derde namelijk geen idee hoeveel er jaarlijks aan software wordt uitgegeven. De helft van de beslissers weet bovendien niet of alle software waarvoor betaald wordt, ook daadwerkelijk wordt gebruikt. Ze geven aan dat ze daar meestal ook niet op controleren.

Het resultaat is dat er enerzijds veel geld wordt weggegooid doordat organisaties betalen voor software die niemand gebruikt. Anderzijds is de kans op contractbreuk met een softwareleverancier groter. Wie niet precies weet welke software hij heeft, wat hij daarvoor betaalt, en welke software er intern gebruikt wordt, schendt logischerwijs sneller de contractuele afspraken met softwareleverancier. Deze schendingen komen vaak aan het licht, doordat leveranciers actief auditen. Elk bedrijf met meer dan 250 medewerkers krijgt minimaal één audit per jaar, over het algemeen met een nabetaling als gevolg.

Niet sexy

Vaak komen dit soort compliance-zaken niet naar buiten, uit angst voor negatieve publiciteit van beide partijen.

Recent was echter in het nieuws dat de politie drie miljoen euro moest betalen aan Microsoft voor afgenomen licenties die niet werden gebruikt. Pijnlijk voor de politie (en extra pijnlijk omdat het om publiek geld gaat), maar het laat wel zien wat de consequenties zijn van een slordige software-administratie.

Het blijkt voor veel organisaties moeilijk om echt aan de slag te gaan met proactief risicobeheer en SAM. Dat is begrijpelijk: administratie klinkt niet sexy en de resultaten worden pas op langere termijn zichtbaar, terwijl de kortetermijndoelen in je nek hijgen.

Verschillende betrokkenen – van inkoop tot applicatiebeheer – hebben bovendien allemaal hun eigen belangen en die liggen niet direct in het gezamenlijk bijhouden van een overzicht.

Een van mijn eerste adviezen aan organisaties is dan ook altijd om één verantwoordelijke aan te stellen voor SAM.

Ik hoop dat de onderzoeksresultaten een aanmoediging zijn voor het bedrijfsleven om de financiële risico’s van softwaregebruik serieus te nemen. In mijn volgende blog laat ik zien waarom dat juist voor grote organisaties zo belangrijk is. 

Dit artikel is afkomstig van Channelweb.nl (https://www.channelweb.nl/artikel/5988167). © Jaarbeurs IT Media.

?

 

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.