Stel je voor dat je als teamleider verantwoordelijk bent voor de kilometervergoeding van een afdeling met vijftig personen. Stel je vervolgens voor dat er geen duidelijke afspraken zijn over de processen rond de vergoeding. De één rijdt een leaseauto, de ander komt op de fiets en weer een ander rijdt een eigen auto of gebruikt het openbaar vervoer.
Eén collega werkt vooral op het eigen kantoor en woont in de buurt, een andere werknemer heeft veel afspraken buiten de deur en declareert ook de zakelijke kilometers die daarmee gepaard gaan. Al deze mensen dienen maandelijks of wanneer het ze uitkomt hun bonnetjes en declaraties in. Er is, kortom, weinig structuur. De enige standaard is de vergoeding van negentien cent per kilometer.
Het is absurd om te bedenken dat een organisatie op deze manier zou werken. De teamleider zou er een dagtaak aan hebben om te zorgen dat iedereen zijn vergoeding krijgt. Een fout is zo gemaakt en de organisatie zou een fortuin kwijt zijn aan verkeerde vergoedingen en achterstallige betalingen die niet te budgetteren zijn.
It-afdeling
De bovenstaande situatie klinkt overdreven, maar zit dichter bij de waarheid dan je zou denken. Denk aan de it-afdeling: de it’er is in de vergelijking de teamleider, zijn collega’s en de eindgebruikers zijn de mensen die een kilometervergoeding ontvangen. Toen pakweg vijf jaar geleden de byod- en byos-trends hun intrede deden, veranderde de manier waarop collega’s kunnen communiceren en werken gigantisch. Kijk alleen al naar het aantal software-oplossingen en devices dat een werknemer dagelijks gebruikt! Hoewel ‘byo’ als term langzaam uit de mode raakt, zijn de bijbehorende problemen nog niet opgelost. Security wordt altijd in één adem genoemd met byo, maar juist ook bij (licentie-)beheer ligt er een enorme uitdaging.
Total cost of ownership
Organisaties leggen namelijk in veel gevallen de beslissingsbevoegdheid over (mobiele) software-oplossingen en de bijbehorende licenties bij de teamleiders neer. Die hebben een eigen budget en zo raken licenties versnipperd over de organisatie. De it-afdeling wordt vaak pas ingeschakeld als eindgebruikers vastlopen of er een acuut probleem is en eens in de zoveel tijd krijgt it een overzichtje van de softwarekosten per afdeling.
Een realistisch zicht op de kosten en effectieve inzet van beschikbare budgetten gaat zo verloren. Het is immers maar de vraag of elke afdeling zijn licenties volledig gebruikt en of dat dan naar tevredenheid is: organisatiebreed is er weinig efficiëntie in het gebruik van softwarelicenties. En dan heb ik het nog niet eens gehad over evaluatie van de software, het oplossen van problemen binnen de software en de leercurve van de individuele eindgebruikers die voor veel dingen op zichzelf aangewezen zijn. Dat zijn de onzichtbare kosten. Tegelijkertijd is de interne it-helpdesk drukker dan druk met het faciliteren en eventueel later weer herroepen van ongeoorloofde installaties en configuraties. Alleen in het bijkomende aantal telefoontjes gaat al een hoop tijd zitten. Er komen dus nog zichtbare kosten bij, maar dat is slechts het puntje van de ijsberg.
Selfservice en zelfredzaamheid
Grote en vermogende organisaties tackelen dit probleem met een tool waarin ze de digitale zelfredzaamheid van eindgebruikers benutten. Maar dat gestegen niveau van zelfredzaamheid heeft ook een keerzijde. Eindgebruikers zijn ook eerder geneigd om zelf aan de slag te gaan en daar dan ook te lang mee door te gaan. Hierdoor kunnen configuraties spaak lopen en nieuwe implementaties juist meer tijd kosten dan strikt noodzakelijk. Een complete oplossing die beheer, implementatie en configuratie van software vereenvoudigt, is essentieel om het hoge niveau van de eindgebruikers te benutten. Maar dat soort oplossingen zijn niet goedkoop en daarom kiezen veel middelgrote organisaties voor een andere weg. Het ontbreken van licentiebeheer, de software waarin elke gebruiker opnieuw het wiel uit moet vinden en het routinewerk (oplossen van dezelfde problemen) voor de it-afdeling kosten echter veel tijd en geld. Deze kosten blijven, in tegenstelling tot reiskosten, grotendeels verborgen en worden niet aan het eind van de maand op een presenteerblaadje aan het management aangeboden. Maar ze horen absoluut tot de total cost of ownership van it binnen jouw organisatie.
