Gemeenten, waterschappen en provincies hebben hun digitale dossiers en archieven niet goed op orde. Daardoor kan belangrijk cultureel erfgoed verloren gaan en ontstaan situaties waarbij informatie niet beschikbaar is voor burgers. Dat staat in een brandbrief, getiteld 'Voorkom digitale dementie', aan alle decentrale overheden die is ondertekend door een aantal burgemeesters en bestuurders.
De burgemeesters en bestuurders stellen dat de overstap van papier naar digitaal documentbeheer te snel en ondoordacht wordt doorgevoerd. Volgens de bestuurders is er veel onduidelijkheid rondom standaardisatie van documentbeheer en bij afstemming van digitale archivering. Ze stellen dat als de situatie niet snel veranderd de eerste twintig jaar van deze eeuw de slechtst gedocumenteerde ooit zullen worden en belangrijk cultureel erfgoed verloren gaat.
In de brief staat dat de realisatie van een transparante en een duurzaam toegankelijke informatievoorziening hard nodig is, gezien het programma Digitaal 2017 van het ministerie van BZK. Dat stelt dat bedrijven en burgers uiterlijk in 2017 zaken die ze met de overheid doen digitaal kunnen afhandelen.
'De nieuwe Omgevingswet zal de decentrale overheden verplichten om alle informatie over de openbare ruimte digitaal te ontsluiten. Deze ontwikkelingen stellen eisen aan de informatiehuishouding van de decentrale overheden', aldus de bestuurders die benadrukken dat de ontwikkeling van de digitale dienstverlening in een te hoog tempo plaatsvindt en daardoor onzorgvuldig is.
'Digitale informatie is vluchtig'
'Papier is geduldig, digitale informatie is vluchtig. Om digitale informatie ook na jaren nog te kunnen raadplegen moeten veranderingen in programmatuur actief bijgehouden worden. Anders dan bij informatie op papier, dient bij digitale informatie al bij het ontstaan nagedacht te worden over de archivering. Anders bestaat het risico dat informatie niet kan worden teruggevonden of in de context kan worden geïnterpreteerd.'
De bestuurders halen onderzoek van Ictu aan, waaruit blijkt dat de digitale dossier- en archiefvorming bij decentrale overheden niet op orde is.
Ze schrijven: 'Er dreigt een ‘gat in het geheugen’ van de overheid te ontstaan. Dat heeft gevolgen. Als de informatie niet op orde is, is het lastig het overheidshandelen voor het controlerend orgaan en de burger te reconstrueren. Overheidsinformatie en data vertegenwoordigen ook een grote economische waarde. Onvindbare informatie zorgt voor schade bij burgers, ondernemers en decentrale overheden zelf.'
Oproep gezamenlijke e-depot
De schrijvers van de brandbrief roepen de colleges van burgemeester en wethouders, gedeputeerde staten, dijkgrafen en heemraden en het dagelijks bestuur op om in actie te komen om de kwaliteit van de archivering en informatievoorziening te verbeteren.
'Ontwikkel, samen met collega-bestuurders in de regio of provincie, een gezamenlijke strategie om een e-depotvoorziening te realiseren. De coalitieonderhandelingen bij provincies en waterschappen vormen een uitgelezen kans om aandacht voor dit onderwerp tot uiting te brengen in nieuwe collegeprogramma’s.'
Om duurzame digitale toegankelijkheid te borgen is het volgens de schrijvers van de brandbrief van belang eerst de informatiehuishouding op orde te brengen. Volgens hen is de invoering van gemeenschappelijke standaarden zoals het Toepassingsprofiel Metadatering Lokale Overheden (TMLO) een eerste belangrijke stap en moet die gevolgd worden door de realisatie van een e-depotvoorziening. 'Decentrale overheden kunnen zelf bepalen welke informatie op welke manier zij aanbieden en waar deze duurzaam bewaard moet worden.
'Voorkom digitale dementie'
'Vanuit het programma Archief2020 en het project Archiefinnovatie Decentrale Overheden (AIDO) is een denkkader ontwikkeld voor het maken van keuzes. Samenwerking is hierbij onontbeerlijk. De aanpak vraagt om slimme allianties en bundeling van kracht en kennis.'
De brief is ondertekend door de burgermeester van Nieuwegein. Peel en Maas en een wethouder van de gemeente Goes. Namens de waterschappen hebben Hollandse Delta, hoogheemraadschap Schieland en de Krimpenerwaard en hoogheemraadschap Delfland een handtekening gezet. Ook de Commissaris van de Koning van de provincie Overijssel en de provincie Zeeland hebben hun handtekening gezet onder de brandbrief 'Voorkom digitale dementie'.
