In een brief aan de Tweede Kamer heeft de Algemene Rekenkamer zijn zorgen geuit over de voortgang van de verbeteringen van het financieel, materieel en personeelsbeheer bij het ministerie van Defensie. Naast kritiekpunten op de bestuurlijke aansturing en rapportering en de nog onduidelijke gevolgen van de zware reorganisatie duiken er ook weer ict-problemen op. Voor het einde van het jaar moet er bijvoorbeeld nog een workflowsysteem voor het nieuwe financiële shared service center worden ingevoerd. Verder blijft het erp-programma Speer onder druk staan.
De Algemene Rekenkamer reageert met zijn brief op een schrijven van de minister van Defensie (toen nog Hans Hillen) van 25 oktober jongstleden. Daarin wordt de Tweede Kamer geïnformeerd over de voortgang van de verbeteringen van het beheer tot augustus 2012. De rekenkamer zet vraagtekens bij de haalbaarheid van de ambities van de minister om in 2012 het financieel en personeelsbeheer en in 2014 het materieel beheer op orde te hebben.
Vertraging
Op het vlak van het financieel beheer moet begin 2013 het Financieel Administratie- en Beheerkantoor (Fabk) van start gaat. De rekenkamer constateert dat er nog veel zaken onderhanden zijn. Zo moet er nog een workflowmanagementsysteem worden geïmplementeerd, dat wordt getypeerd als een randvoorwaarde voor de oprichting van het Fabk.
Voor het personeelsbeheer loopt er een project waarbij de personeelsdossiers worden gecontroleerd, aangevuld en gedigitaliseerd. Dit in het kader van de wens om de forse reorganisatie zorgvuldig uit te voeren. Ook hier constateert de rijksoverheidswaakhond knelpunten en vertragingen. De verbeterslag zou medio 2012 klaar zijn. Die deadline is nu verschoven naar eind dit jaar. In de brief van (oud-)minister Hillen staat dat er op 1 augustus jongstleden 34.000 personeelsdossiers op orde waren gebracht, ongeveer de helft van het totaal.
Speer onder spanning
Met betrekking tot het materieelbeheer heeft de rekenkamer er eerder al op gewezen dat de reorganisatie bij de krijgsmacht en de verschillende verbeterplannen voor beheerzaken in toenemende mate op gespannen voet staan met een succesvolle invoering van het erp-project Speer. Die spanning zal in de komende tijd toenemen, is de verwachting. Met oog hierop mist de rekenkamer 'een doorkijk van de minister naar 2013 in relatie tot (de vertraging van) het programma Speer en de reorganisatie. Een van de ontwikkelingen die de zaken complex kunnen maken is het verregaande ict-uitbestedingstraject dat Defensie heeft opgestart. Een onderdeel daarvan is een perceel voor het uitbesteden aan de markt van het functioneel beheer en applicatie-onderhoud. Speer valt hieronder.
In een korte reactie schrijft de nieuwe minister van Defensie, Jeanine Hennis-Plasschaert, dat zij de constatering deelt over de toenemende spanning tussen Speer, de veelomvattende reorganisatie bij Defensie en de verschillende verbeterplannen. Zij hoopt voor het einde van het jaar de Kamer te informeren over de haalbaarheid van de ambities die onder haar voorganger zijn opgesteld.
Hoofdpijndossier
Het project Speer (Strategic process and enabled reengineering) is een van de grootste en langstlopende ict-projecten van de rijksoverheid. In mei 2000 startte het ministerie van Defensie een aanbesteding voor de levering van materieel-logistieke programmatuur (zogeheten software voor enterprise resource planning) en het onderhoud daarop. Ook werden er aanbestedingen uitgeschreven voor advies-, implementatie- en migratiepartners. Het project liep de afgelopen jaren diverse malen vertraging op. Afronding ervan, er zijn wel al delen in gebruik, staat nu gepland voor juni 2014 (was oorspronkelijk 2012).
Ook het budget bleek telkenmale ontoereikend. In 2004 stonden de kosten van de invoering nog geraamd op 165 miljoen euro (exclusief twintig miljoen euro licentiekosten). Inmiddels is die post gestegen tot 268,1 miljoen euro. Daarnaast zijn er nog kosten begroot (34,2 miljoen) voor het maken van koppelingen tussen oude en nieuwe informatiesystemen (Pals: Project Aanpassing Legacy Speer). Ook is er, blijkt uit de voortgangsrapportage van 4 mei 2012, een post van 120 miljoen euro gebudgetteerd voor de exploitatievoorbereiding bij de it-organisatie van Defensie. Het totale budget staat nu op 422,3 miljoen euro. Feitelijk hoort daar ook nog de schadevergoeding van ruim zeven miljoen euro aan Infor bij, die protesteerde tegen de gang van zaken bij de aanbesteding die SAP won, waardoor de teller op bijna 430 miljoen euro staat.
Lees ook