Ik heb op verzoek getracht het project management deel van de Capclaim te evalueren op basis van de documenten die aan mij verstrekt zijn. Ik heb voornamelijk het Software Development Plan (SDP) document geraadpleegd voor mijn bevindingen.
Ik wijs er met nadruk op dat ik geen waardeoordeel uitspreek over de Project Management-aanpak bij dit project, maar alleen toets aan de algemeen geldende en aanvaardbare principes die bij Project Management gelden, zoals daar zijn: toepassen van een project methodologie zoals Prince2, toepassen van de grondslagen van de Administratieve Organisatie (AO) en toepassen van Project Management Key Performance Indicators (KPI)
Status Software Development Plan
De status van het Software Development Plan (SDP) is niet duidelijk. Is het SDP een Business Requirement Document (BRD), een Globaal Functioneel Ontwerp (GFO), een Functioneel ontwerp (FO) of is het een Globaal Technisch Ontwerp (GTO).
Persoonlijk is het bijna niet mogelijk om met deze SDP de bouwfase in te gaan, aangezien de business wensen van de gebruikers nog omgezet moeten worden in functionele specificaties. De kans op mis interpretaties voor wat betreft de te leveren businessproducten is hierbij nog te groot in termen van tijd en budget.
Verantwoordelijkheden. De geconstateerde rollen zijn niet zuiver en helder gedefinieerd. Tevens vervullen dezelfde personen tegelijkertijd diverse rollen die met elkaar in conflict kunnen zijn. Soms geen duidelijke functiescheiding bij de taken. Sommige personen vervullen meerdere taken, soms wel drie, waarbij de taken zowel uitvoerend als coördinerend kunnen zijn. De slager mag dus zijn eigen vlees keuren.
- Opmerkelijke zin: The customers, including the end-users, of the product Sports Management Solutions are not actively involved in the project. The customers will execute their role as stakeholder through 1-2Focus;
- 1-2Focus vervult teveel rollen: Klant, end-users, deployment and maintenance. De rollen klant en end-user kunnen niet door 1 instantie (persoon) vervuld worden;
- Niet duidelijk is, wie de algehele Project Manager is;
- Cap Gemini heeft een beperkte rol, namelijk leverancier van software dat te summier beschreven staat in de SDP. Klant- opdrachtgever relatie is niet geheel duidelijk; 'Who is the customer?';
- Is 1-2Focus the customer or is 1-2Focus the customer of the customer? From Cap Gemini point of view, 1-2Focus is the customer.
Deliverables.
De deliverables worden niet in detail beschreven. Tevens is de deliverable 'vision' vaag omschreven en zou geen deliverable moeten zijn die door Cap Gemini geleverd zou moeten worden.
Use-cases zijn gebruikerswensen en kunnen niet altijd één op één vertaald worden naar functionele specificaties. De vertaling van use-cases naar functionele specificaties worden niet beschreven. De gebruikerswensen, c.q. use-cases zouden door 1-2Focus als klant zijnde geleverd moeten worden, gebaseerd op het Business Requirement Document.
Budget
Het is niet gebruikelijk dat een budget fixed is als de functionaliteit niet duidelijk is. Er is geen Detail Functioneel Ontwerp (DFO), waardoor de kans op mis interpretaties aanwezig is. Hierdoor wordt de kans groter dat het project niet binnen tijd en budget geleverd wordt.
Bij onderstaande zin, waargenomen in de SDP, wordt een 'Blind check' afgegeven. Cap Gemini krijgt hierdoor een vaste omzet per periode, ongeacht het hoeveelheid werk dat hiervoor verzet wordt; The development capacity in man hours is fixed in advance each quarter of a year. This budget cannot be exceeded. 1-2Focus specifies the budget and in mutual agreement the functionality to be built is specified. There is a fixed budget of hours per quarter.
Aanname van een fte van 1760 is vrij hoog. Daarnaast worden deze uren met een minimum van drie FTE gefactureerd ongeacht of er activiteiten hebben plaatsgevonden of niet. Dit is een vorm van omzetgarantie.
Kwaliteit
Quality Control (QC) wordt eenzijdig beschreven als het voldoen aan de QA criteria van Cap Gemini. Gebruikelijk is dat QC gezamenlijk bepaald wordt tussen opdrachtgever en uitvoerder op basis van het functioneel ontwerp. Daarnaast is het eindoordeel van de klant zwaarwegend. Heeft de klant gekregen wat beschreven stond en ook wat de perceptie van de klant was, ervan uitgaande dat de perceptie constant getoetst is.
- De conditie dat Cap Gemini projectleden moet leveren met adequate 'knowledge and experience' is heel vaag, vooral omdat de kwaliteit (aantal jaren ict-ervaring) van de projectleden in India niet direct inzichtelijk worden gemaakt.
- De planning van de 'milestones and deliveries' zijn zeer compact en rechtlijnig. Er is geen opvang ruimte voor calamiteiten.
- De condities van acceptatie van de producten zijn eenzijdig geformuleerd vanuit Cap Gemini. De klant heeft weinig speelruimte voor verweer.
Samenvatting
Algemeen constateer ik dat bij de partijen 1-2Focus en Cap Gemini een verschil in ict-kennis en ervaring aanwezig was, waarbij de opdrachtgever te weinig algemene ict-kennis en ervaring bezat. De opdrachtgever ging er vermoedelijk vanuit dat bij het verstrekken van de opdracht de opdrachtnemer op het Project Management deel corrigerend zou optreden.
Ik stel mijzelf de vraag in hoeverre ik in de positie van opdrachtverstrekker ingestemd zou hebben met het eenzijdig opgestelde contract en bijbehorende Software Development Plan.
Lees ook