Dit is de checklist voor compleet programma van eisen

Bij aanschaf van nieuwe ict is een programma van eisen (het pve) een belangrijk document. Het beschrijft waar de gevraagde levering of dienst aan moet voldoen en is het handvat bij een eventueel meningsverschil. Hoe stel je een pve op, ofwel een lijst waarin alle relevante onderwerpen behandeld worden?

Behalve dat het pve beschrijft waar de gevraagde levering of dienst aan moet voldoen en bij eventuele latere discussies met een leverancier een belangrijke rol heeft, maakt het opstellen van een pve ook dat je vooraf gedwongen wordt goed over de gewenste dienst of levering na te denken. Daarmee wordt de kans op een naar tevredenheid uitgevoerde opdracht sterk vergroot. De opdrachtgever heeft beter vooraf over zijn wensen nagedacht en de opdrachtnemer weet beter wat van hem verwacht wordt en kan zijn diensten of leveringen hier op inrichten.

In de afgelopen jaren heb ik een checklist opgesteld (en vaak aangevuld) die is te gebruiken om te controleren of een pve volledig is. Let wel dat niet altijd alle onderwerpen van toepassing zullen zijn. 'Ict' is immers een breed begrip en kan bestaan uit hardware, software, (cloud)diensten, inhuur, et cetera. Ook maakt uit wie de leveranciers zijn; bij een monopolist stel je andere eisen dan bij startups. Ook de omvang van een verwerving is van belang; gaat het om tien laptops of een nieuwe applicatie voor de Belastingdienst?

De lijst is zo bedoeld om bij het opstellen ervan na te lopen of een op de lijst opgenomen onderwerp gezien het ict-onderwerp relevant is en zo ja, of er afdoende is beschreven wat dan de eisen zijn.

Checklist

1. Algemene beschrijving van de gewenste situatie die ook leesbaar is voor een buitenstaander/leek.
2. Beschrijving van de doelstellingen van de verwerving. Welke (hogere) doelen moeten behaald worden?
3. Gerelateerde documenten die van toepassing zijn zoals userstories, procesbeschrijvingen, de huidige situatie, casebeschrijvingen, projectplannen, gerelateerde projecten)
4. Objectspecifieke functionele en technische eisen:

• Wat moet het gevraagde functioneel leveren, wat is (functioneel) de gewenste levering of dienst?
• Alle objectspecifieke eisen. Welke actieradius moet de auto hebben, welke kleur baksteen moet gebruikt worden, welke processor moet de laptop hebben, welke schoonmaakactiviteiten moeten (hoe vaak) worden gedaan?

Algemene overige eisen

Algemene overige eisen. Bepaal of er in het pve wel of niet aandacht besteed moet worden aan:

• Planning van de levering / diensten (en per locatie).
• Looptijd en verlengingen. En waar zijn verlengingen van afhankelijk.
• Eisen omtrent levensduur van het product.
• Aantallen. Ook per locatie, gelijktijdig, wanneer in de tijd.
• Eisen ten gevolge van de omgeving waar het gewenste in moet functioneren (koppelingen / randvoorwaarden / gerelateerde projecten / andere dienstverleners).
• Eigendom (bv bij clouddiensten, lease, huur, terugkopen).
• Hergebruik (bestaand van opdrachtgever of vanuit leverancier).
• Wet en regelgeving.
• Normeringen en standaarden.
• Beveiliging / privacy / persoonsgegevens / geheimhouding.
• Eisen omtrent duurzaamheid(s aspecten)
• Performance / beschikbaarheid / continuïteit / redundancy.
• Schaalbaarheid / flexibiliteit, groei en krimp.
• Welke kpi’s en hoe en wat met rapportage daarover.
• Welke rol heeft de opdrachtgever tijdens de uitvoering van de opdracht.
• Gebruiksvriendelijkheid.
• Te hanteren taal (mondeling en/of schriftelijk).
• Look & feel; van een product.
• Mee te leveren documentatie / handleidingen.
• Zaken die in de toekomst worden voorzien (opties op korte en lange termijn).
• Kwaliteitsborging.
• Verwachte kwaliteitsniveau in het algemeen (welke eisen opnemen om te zorgen dat het geen Dacia wordt als je een Mercedes wil).
• Eisen omtrent het beëindigen van het gevraagde (exitdiensten).

Diensten

Eenmalige diensten (projectdiensten) voor het operationeel krijgen van de levering of dienst.

• Zaken ten aanzien van een plan van aanpak / migratieplan.
• Wijze van ontwikkelen / bouwen / testen.
• Rol van een demo / proof of concept.
• (Manier van) migratie / opleveren / testen.
• Benodigde opleidingen / instructies.
• Eisen aan de (door leverancier) in te zetten medewerkers.

Ongoing-diensten (beheerdiensten).

• Beheerdiensten.
• Onderhoudsdiensten (preventief, correctief).
• Doorontwikkeling.
• Eisen omtrent een sla/dap.
• Governance.

Contractuele eisen.

• Te hanteren (raam)overeenkomst (incl. exitclausule), wachtkamerovereenkomst, bewerkersovereenkomst.
• Rol proof of concept (of test) rondom contractering; voor of na het zetten van de handtekening.