Flexibel en hybride werken is voor veel organisaties een blijvertje. Wereldwijd omarmen individuele werknemers en teams nieuwe technologieën die aan hun nieuwe communicatie- en samenwerkingsbehoeften voldoen. Wat is de invloed van deze digitale, en vaak hybride werkwijze op de inclusiviteit binnen teams en organisaties?
Het creëren van een rechtvaardige werkomgeving is voor veel organisaties een topprioriteit. Deze wens is niet verwonderlijk. Onderzoek van McKinsey wijst uit dat een inclusieve sfeer en divers werknemersbestand tot beter presterende bedrijven leidt. Maar wat maakt een werkplek nu inclusief en rechtvaardig? In de basis is een inclusieve werkomgeving er een waarin elke werknemer zich gezien, gehoord en gewaardeerd voelt. Het betekent dat je als bedrijf diversiteit omarmt, maatregelen neemt en hulpmiddelen aanbiedt om iedere werknemer gelijke kansen te bieden. Maar hoe ontwikkel je een algemeen inclusief beleid dat bij iedereen op individueel vlak resoneert, terwijl men zich ook nog eens op verschillende locaties bevindt?
Must
Allereerst is het belangrijk dat hybride werknemers zich ook vertegenwoordigd voelen op de werkplek. Een must is dan ook het overwinnen van de, al dan niet onbewuste, aanwezige ‘proximity bias’ binnen teams en onderling tussen collega’s. Proximity bias is het idee dat er een voorkeursbehandeling wordt gegeven aan zij die de meeste tijd fysiek dicht bij ons doorbrengen. Op de werkplek kan proximity bias op verschillende manieren de kop opsteken, maar het komt het vaakst voor wanneer bedrijfs- en teamleiders en collega’s geloven dat werknemers ter plaatse harder werken en productiever zijn dan werknemers op afstand. Gewoonweg omdat ze de werknemers kunnen zien en de hybride werknemers op hun woord moeten vertrouwen. Proximity bias hoort niet thuis in een inclusieve werkomgeving en kan worden overwonnen met aandacht voor het fenomeen, feedback en onderzoek, trainingen, monitoring en een transparante bedrijfscultuur.
Grote gebaren
Vervolgens creëer je geen inclusieve werkplek met wat eenmalige grote gebaren. Het leiderschapsteam heeft een verstrekkende invloed. Leiders, van ceo tot it-manager, zetten de toon met gedrag als culturele intelligentie, effectieve samenwerking en zichtbare betrokkenheid.
Inclusief beleid vergt dan ook voortdurende inspanningen en zit verweven in bredere bedrijfsactivatie, zoals bijvoorbeeld ruimte bieden aan taskforces. Daarbij liggen de grondbeginselen van gelijkheid al in het wervingsproces. Factoren als toegankelijke functiebeschrijvingen, waarbij rekening wordt gehouden met taalgebruik en het aanbieden van alternatieve sollicitatiemethoden, zijn manieren waarop het wervingsproces van een organisatie rechtvaardiger kan verlopen. Een goed begin is het halve werk.
Maar een goed begin is ook maar de helft. Een ander belangrijk aspect is om de hybride werknemers en collega’s op kantoor in staat te stellen om zelf en samen effectief te werken. En dat is waar technologie om de hoek komt kijken.
Technologie en inclusie kunnen hand in hand gaan. Zo kun je met technologie een manier van werken neerzetten dat de manier waarop teams leren, communiceren en samenwerken ondersteunt en verbetert. Trainingen, leermogelijkheden, mentorschap en zelfs sociale activiteiten kunnen zo ook online plaatsvinden. Denk aan ruimtes die zijn uitgerust met slimme bedieningstabletten voor videoconferenties. Wanneer het slechts enkele seconden duurt om een hybride vergadering of borrel op te starten, is de kans groter dat werknemers contact maken met teamgenoten op afstand en een omgeving ontstaat waarin iedereen gezien en gehoord wordt.
Een Engelse term hiervoor, die we ook in Nederland steeds vaker horen, is ‘adaptive technology’. Ofwel, technologie die zich kan aanpassen aan de werkplek en de behoeften van een bedrijf of specifieke werkruimte. Zo kan de werknemer op afstand beter samenwerken wanneer hij iedereen in een drukke virtuele vergadering gemakkelijk kan identificeren, of beschikking heeft over een een digitaal whiteboard waarop hij met anderen kan brainstormen. En voor nieuwe werknemers moet de technologie eenvoudig te leren en bedienen zijn om geen belemmering te vormen.
Sleutelrol
Bedrijven die zijn overgestapt op hybride en flexibele werkmodellen kiezen steeds vaker voor de meest flexibele technologische opties die er zijn. Om inclusiviteit op de werkplek te bevorderen, gaat het er immers om dat teams toegang hebben tot middelen waarmee ze ook op individueel vlak kunnen excelleren. Bij het bepalen van de juiste hybride strategie kan adaptive technology hierin een faciliterende sleutelrol spelen, door alle werknemers toegang te geven tot dezelfde middelen.
