Managed hosting door True

Beperkte back-upmogelijkheid Office 365 vormt risico

 

Channelweb Expert

ing. Rudy Arts
Sales Executive Emea, ILAND. Expert van Channelweb voor de topics Datamanagement en Cloud Computing.

Het aantal gebruikers van Office 365 groeit als kool. Maar hoe zit het met de back-upmogelijkheden binnen het software-as-a-service (saas)-platform, voldoen die wel aan de voorwaarden die bedrijven moeten stellen aan een back-up?

Applicaties zoals Exchange, SharePoint en OneDrive zijn de olie in de motor van menig bedrijf. Het gebruik van Office 365 groeit zo hard dat het zelfs Microsoft verbaast. Het bedrijf berekende dat in 2019 twee derde van zijn Office-businessklanten het saas-platform zal gebruiken, een jaar eerder dan oorspronkelijk verwacht.

Ondernemingen zijn logischerwijs op zoek naar de wendbaarheid en schaalbaarheid van cloudgebaseerde applicaties, maar in de haast om zo snel mogelijk te migreren vanwege gemak en efficiëntie zie je ook de verantwoordelijkheid verschuiven voor security en back-up van applicaties. Organisaties moeten zich hier bewust van zijn. Ze kunnen rekenen op Microsoft voor de bescherming en continuïteit van bedrijfskritieke applicaties en de onderliggende infrastructuur en hoeven deze acties niet langer zelf uit te voeren. Maar de verantwoordelijk voor de bescherming van de gevoelige bedrijfsdata die door deze applicaties wordt gebruikt, ligt nog altijd volledig bij de onderneming zelf. Dit betekent dat organisaties zich ervan moeten verzekeren dat er back-ups worden gemaakt van alle data, zodat deze beschermd zijn tegen security- en productiviteitsbedreigingen. Eventuele hiaten in back-up moeten gedicht worden.

Door de snelle opmars van Office 365 kijken meer ondernemingen met een kritische blik naar hoe back-up is geregeld in hun organisatie; een balans vinden tussen productiviteit, databescherming, security en compliance is hierbij het streven. Aanvullende back-up blijkt hard nodig bij het gebruik van Office 365.

Herstellen

"Microsoft biedt in Office 365 een aantal vangnetten dat onnodig dataverlies moet voorkomen"

Niet verrassend, maar Microsoft kent haar gebruikers behoorlijk goed en biedt in Office 365 een aantal vangnetten dat onnodig dataverlies moet voorkomen. Per ongeluk verwijderde mailboxen in Exchange zijn te herstellen en bestanden in OneDrive die verwijderd, door ransomware encrypted of onbedoeld overschreven zijn, zijn ‘terug te brengen’ naar een tijdstip voor het incident. In beide gevallen zit er echter een tijdslimiet op de mogelijkheid van herstel: dertig dagen is de magische grens. Wanneer je er pas na een maand achterkomt dat er iets fout is gegaan, ben je de bestanden of e-mails voorgoed kwijt.

Het oplossen van problemen die worden veroorzaakt door onbedoelde fouten is één ding, het herstellen van bewust aangericht schade is een tweede. Volgens het Verizon Data Breach Investigations report is de op één na meest voorkomende oorzaak van datalekken misbruik van rechten of aanvallen van binnenuit. Een ontevreden werknemer die bedrijfsgevoelige informatie verwijdert, zal dit niet binnen een maand dagen melden. Wanneer zijn actie na dertig dagen wordt ontdekt, is het te laat. Er is geen enkele mogelijkheid meer de bestanden te repareren tenzij de data ook nog op een andere plek is opgeslagen.

Een ander probleem heeft te maken met standaardgebeurtenissen, zoals werknemers die het bedrijf verlaten. Office 365 bewaart hun e-mails dertig dagen, daarna verdwijnt alle kennis van de betreffende werknemer.

Compliance vormt het meest steekhoudende argument om een onafhankelijke back-up te maken. Organisaties die moeten voldoen aan bepaalde regelgeving rondom het bewaren van verwijderde data, voldoen met alleen Office 365 niet aan de voorwaarden.

Data die beheerd, gedeeld en opgeslagen wordt in Office 365 is bedrijfsgevoelig. Gezond verstand alleen al is voldoende om dezelfde back-ups in te stellen voor deze data als dat ook bij andere systemen gebruikelijk is. Zo voorkom je dat je een onvolledige back-up maakt, die kan leiden tot gevoelig dataverlies.

3-2-1-regel

Zodra organisaties de noodzaak inzien van het back-uppen van hun Office 365-data, moeten ze bepalen hoe ze dit het beste aanpakken.

De traditionele 3-2-1-regel voor back-up (bewaar drie kopieën op minstens twee verschillende plekken, waarvan er één vaak on-premises is met een kopie offsite) is door de alomtegenwoordigheid van de cloud aan vervanging toe. Data ontstaat tegenwoordig in de cloud waardoor het niet logisch is een kopie on-premises te bewaren. Het streamen van back-up data verbruikt onnodig kostbare breedbandcapaciteit. Daarnaast neemt het herstel van gegevens onnodig veel tijd in beslag. Het is daarom logischer back-ups te maken in twee verschillende cloudlocaties, elk in een andere geografische locatie zodat regionale disasters geen gevolgen hebben.

Een back-up-oplossing voor Office 365-data moet een aanvulling zijn op de tekortkomingen van reeds aanwezige mogelijkheden voor back-up. Belangrijke eigenschappen zijn oneindige opslagmogelijkheden en retentietijden, point-in-time-herstelmogelijkheden voor alle data (inclusief mail), volledig inzicht zodat beheer zo eenvoudig mogelijk wordt en audit- en compliance-mogelijkheden. Daarnaast is het uiteraard belangrijk dat, mocht het nodig zijn, het vinden en herstellen van data zo snel en eenvoudig mogelijk gaat. Ook is het van belang om een oplossing te implementeren die back-ups kan maken van zowel Exchange, SharePoint Online als OneDrive for Business.

De balans in verantwoordelijkheid voor security en back-up mag dan wel verschoven zijn, het belang van het beschermen van bedrijfsgevoelige gegevens is nog net zo hoog als eerst, als het niet al hoger is.

Dit artikel is afkomstig van Channelweb.nl (https://www.channelweb.nl/artikel/6535671). © Jaarbeurs IT Media.

6


Lees ook


 

Jouw reactie


Je bent niet ingelogd. Je kunt als gast reageren, maar dan wordt je reactie pas zichtbaar na goedkeuring door de redactie. Om je reactie direct geplaatst te krijgen, moet je eerst rechtsboven inloggen of je registreren

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
Je reactie ontbreekt

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.