Contractmanagement doe je zo (5 tips)

Wereldwijd worden dagelijks nieuwe projecten gestart. Zij worden gestart om verschillende redenen, maar wat de reden ook is, in alle gevallen hoort de vraag te worden gesteld wat de rechtvaardiging van het project is. Een rechtvaardiging wordt in de meeste gevallen gemaakt op basis van een financiële toets. De verwachtingen zijn doorgaans hooggespannen. Niet terecht, blijkt vaak.

Ondanks positieve business cases (de rechtvaardiging) mislukken veel projecten. Gemiddeld faalt het merendeel van alle projecten. Mislukken houdt in dat projecten buiten de stuurmiddelen komen en dat het gewenste resultaat niet is wat men voor ogen had. Met de indirecte kosten erbij gerekend worden er biljoenen dollars verspeeld door het falen van projecten. Geconcludeerd kan wel worden dat een positieve business case alleen geen garantie is voor succes.

Projectgerelateerde managers  hebben dagelijks naast een business case ook met contracten te maken die moeten worden uitgevoerd. In het voortraject van projecten is meer en meer een Europese aanbesteding vereist, maar deze materie is complex. Hoe u hier mee om kunt gaan en wat er speelt op het gebied van contractmanagement legt John Roos, project/programma-manager en adviseur van Roos projectreengineering uit.

Bij het uitvoeren van werkzaamheden worden vaak contracten gebruikt. ‘Een contract legt verplichtingen van twee of meer partijen vast. In de simpelste vorm levert de een en betaalt de ander. Roos wijst er op dat de belangen van de verschillende partijen nooit hetzelfde zijn. Elk contract leidt tot een vorm van samenwerking tussen de betrokken partijen. ‘In veel gevallen zal een contract daarom de weerslag zijn van de zaken die de partijen samen tot stand willen brengen. Het onderdeel dat weergeeft wat die gezamenlijke doelstelling is, is voor de uitvoering het belangrijkst.’ Tegelijkertijd moet bijvoorbeeld een meting van de resultaten via een acceptatie- of opleveringsprocedure mogelijk zijn en gelden wellicht garantievoorwaarden.

Advies

Projectgerelateerde managers  hebben dagelijks met contracten te maken, maar in principe hoeft de manager  voor de uitvoering van het project geen expertise op dat gebied hebben, beweert Roos. ‘De aanbesteding is doorgaans namelijk al achter de rug. De projectgerelateerde-manager wordt dan geconfronteerd met een reeds door klant en leverancier ondertekend contract. Hierdoor valt dit veelal buiten zijn aandachtsgebied en dat leidt vaak al tot de eerste problemen.’ Roos meent dan ook dat je als manager een bovengemiddeld kennisniveau nodig hebt om een goed en volledig contract te kunnen sluiten en daar geeft hij de volgende vijf tips voor.

1. Leg alles schriftelijk vast
Het is verstandig om een overeenkomst op schrift te stellen, omdat dat voor de betrokkenen duidelijk maakt wat is afgesproken.  ‘Dan kunnen ze aan de hand van die schriftelijke overeenkomst (contract), hun afspraken nakomen.’ Maar contracten zijn niet altijd allesomvattend, zeker bij grote opdrachten, zegt Roos. ‘Als dat het geval is, is het verstandig de lacunes op te vullen door aanvullingen op het contract. Het schriftelijk vastleggen daarvan in een door partijen getekende bijlage bij het contract verdient de voorkeur. Zo moeten managers er aan denken om kwaliteitseisen, specificaties, aansprakelijkheid en service level agreements in het contract op te laten nemen.’ Roos is bovendien van mening dat het verstandig is om een boete clausule bij niet presteren in het contract op te laten nemen.

2. Gebruik begrijpelijke taal
Omdat managers voor de projectuitvoering de belangrijkste delen van een contract moeten interpreteren, moet de overeenkomst volgens Roos ook zoveel mogelijk in begrijpelijke taal zijn opgesteld. ‘Soms is juridisch jargon echter onvermijdelijk, omdat achter een vakterm een wereld van juridische leerstukken kan liggen.’ Het belangrijkste van dit advies is dat alle afspraken voor alle betrokkenen helder zijn. ‘Het doel is dat de afspraken zo volledig mogelijk beschreven zijn, zodat er geen verschil in uitleg over zal bestaan.’

3. Controleer vastgelegde afspraken
Het kan voor een manager nuttig zijn om vóór de start van een opdracht na te gaan hoe partijen tot het contract en de daarin vastgelegde afspraken zijn gekomen. Met deze informatie kan vervolgens namelijk goed voorspeld worden of er problemen zullen ontstaan verderop in het traject. ‘Als partijen veel tijd hebben besteed aan het opstellen van het contract, blijken bij de uitvoering minder problemen op te treden dan wanneer het contract relatief snel is gesloten.’ Het zou ook veel helpen als project-gerelateerde managers  al in de embryonale fase van de verbintenis worden betrokken en de projectmatige elementen bewaken en meenemen in de contractuele afspraken.

4. Neem de tijd
Uit de parlementaire enquête die in 2014 is gedaan, werd duidelijk dat het zo niet langer kon wat betreft de ict-uitbestede opdrachten, zegt Roos. Hieruit kan de les worden geleerd dat een manager of de projectgerelateerde-organisatie best even de tijd mag nemen voordat het contract wordt vastgelegd. ‘Lees een internationaal erkend projectmanagement handboek met contractvormen en zeg: ‘Even wachten, ik moet eerst nadenken, een contract met een jurist beschrijven en uitzoeken wat we moeten vastleggen en afspreken.’ Dat kost weliswaar tijd, beseft Roos zich, ‘maar het levert wel een veel beter voorspelbaar resultaat op en minder parlementaire enquêtes.’

5. Gebruik je gezond verstand
Uiteindelijk is één ding altijd van belang, meent Roos, en dat is: gebruik je gezond verstand. ‘Veelal zijn problemen pragmatisch op te lossen en is het niet nodig om in juridische problematiek terecht te komen.’

Dit artikel is eerder verschenen in Computable magazine jaargang 48, nummer 2 van februari 2015.