Managed hosting door True

Rondetafeldiscussie deel 1

De weg naar succesvolle IT-projecten

Definitie van succes en voorbereidende maatregelen

 

Rondetafeldiscussie Computable

Met de klok mee de tafel rond: Ben Zwartveld, Leendert Hinds, Fred Bons, Steven van ‘t Veld, Bob van Zeist en Reza Sarshar.

We staan aan de vooravond van economisch herstel. Om toekomstbestendig te worden en te blijven, zetten organisaties in op innovatie. Dit heeft tot gevolg dat het aantal projecten met een grote it-component flink toeneemt. Desondanks blijken veel van deze projecten niet succesvol, waardoor innovatie afgeremd wordt. Tijdens een rondetafeldiscussie ging Computable op zoek naar het recept om it-projecten succesvol te maken. In dit artikel gaan we vooral in op wat succes is en welke voorbereidende maatregelen er getroffen moeten worden.

Naast de actualiteiten rondom mislukte it-projecten bij de overheid blijkt ook uit onderzoek van Carolien Schönfeld dat er jaarlijks wereldwijd door bedrijven en overheden 4300 miljard euro wordt verspild. Onderzoeken van Ernst & Young laten zien dat meer dan de helft van de it-projecten niet succesvol is. Tijd dus voor verandering, maar hoe kunnen we it-projecten succesvoller maken en hoe definieer je nu precies succes?

Om hierover van gedachte te wisselen en van elkaar te leren, initieerde Cerios, specialist op het gebied van it-projecten, samen met Computable een rondetafeldiscussie waar vertegenwoordigers van Ordina, Tata Steel, Cerios, Agentschap BPR, IonIT, en A/I/M aan deelnamen. Verslag van deze discussie verschijnt in een driedelige artikelenreeks, waarin de startfase van het project, de uitvoering en techniek en de vorm van het project aan bod komen.

Kpi’s

Na een introductieronde onder leiding van Sander Hulsman van Computable, mocht Leendert Hinds, projectmanager bij Tata Steel, de discussie aftrappen. Volgens hem zijn het opstellen van key performance indicators (kpi’s), goed stakeholdermanagement en governance cruciale onderdelen om een project tot een succes te volbrengen. Of een project de stempel succes krijgt, is van veel factoren afhankelijk. Het heeft zowel met de mensen, de techniek, de omgeving en de aard van het project te maken.

Bob van Zeist, managing director bij Cerios, sluit zich hier volledig bij aan. ‘Of een project succesvol is of niet, is zeer subjectief. Een organisatie kan na de oplevering van een project heel erg blij zijn, maar als later blijkt dat het ook veel goedkoper had gekund, is hetzelfde project ineens veel minder succesvol. Daarom is het definiëren van kpi’s ook zo belangrijk.’

Business case en haalbaarheidsonderzoek

Vanuit een infrastructuurachtergrond heeft projectleider Reza Sarshar van IonIT ook dagelijks te maken met it-projecten. In zijn optiek is een grondige businessanalyse en een goede business case erg belangrijk voorafgaand aan het project. ‘Goed vooruitblikken en kijken naar de haalbaarheid is onderdeel van de oplossing.’ Ondanks dat alle deelnemers het zo goed als eens zijn over de business case en het haalbaarheidsonderzoek wordt er ook een kritische noot geplaatst. Fred Bons, directeur projecten bij Ordina, is van mening dat je je niet altijd moet laten leiden door risico’s. Als je dat wel doet, dan wordt geen enkel project meer opgestart. ‘Soms moet je ook gewoon durven beginnen.’

Informatiedeskundige Steven van ‘t Veld van A/I/M gaat hier zelfs nog iets verder in. Hij constateert dat de meeste projecten beginnen met een businessanalyse, maar idealiter zou dit anders moeten zijn. ‘In de meest ideale situatie moet bijvoorbeeld ook de business case gemaakt worden door een ander dag degene die het project realiseert. Eerst weten, dan doen.’ Ben Zwartveld, business architect bij Agentschap BPR, vervolgt de discussie en vult aan vanuit zijn eigen achtergrond bij de overheid. Hij constateert juist dat projecten veel te snel worden gestart, waardoor organisaties en overheden eigenlijk altijd starten met een achterstand. Hij adviseert: ‘Kijk ook goed naar je architectuurdoelstellingen, en werk vervolgens een business case uit.’

Luister naar de expert

Toch blijkt een solide business case niet meteen het ei van Columbus in de weg naar succesvolle it-projecten. ‘Let wel op, de business case is een heel veranderlijk briefje en rechtvaardigt al snel tijdsdruk’, aldus Van Zeist. Ook blijkt de stem van de expert in het projectteam vaak niet hoog genoeg door te zingen in de organisatie, waardoor projecten die gedoemd zijn om te mislukken, toch doorgang vinden. Zwartveld: ‘De experts binnen een projectteam kunnen doorgaans een heel nauwkeurige voorspelling doen of het project kan slagen of niet. Zij zijn immers het meest vertrouwd met het it-landschap. Doordat hun stem niet gehoord wordt door de eindbeslissers, vinden veel projecten waarvan voorspeld was dat ze fout af gaan lopen, toch doorgang. De vraag is dan: wiens kop gaat er rollen?’ Fred Bons ziet dit ook vaak gebeuren, zeker bij externe opdrachtgevers.

Waar gaat het dan vaak mis bij it-projecten? Nieuwe wet- en regelgeving, zoals SEPA en de geplande decentralisaties, blijken hier invloed op te hebben. De overheid rekent niet terug hoe lang organisaties nodig hebben om hun systemen aan te passen aan nieuwe regelgeving, meestal wordt er gewoon een deadline aan gehangen. Dit maakt het voor organisaties erg lastig om op tijd compliant te zijn en door de grote tijdsdruk ligt mislukking al snel op de loer.

Niet laten afleiden

Dat er een grondige businessanalyse gedaan moet worden en een stevige business case gebouwd moet worden, staat als een paal boven water. Desondanks zijn projecten vaak zo verschillend van aard en hebben we te maken met zoveel verschillende systemen dat het haalbaarheidsonderzoek en de business case niet altijd leidend zouden moeten zijn. Verstandig is wel om vooraf goed na te denken over wanneer een project een succes is. Alleen als dit helder is, kan een project als ‘succes’ bestempeld worden. In het volgende deel van deze reeks wordt er verder ingegaan op de uitvoering van projecten, in het bijzonder op de Agile-methodiek.

Veranderlijk succes

Dat het succes van een project zeer veranderlijk is, blijkt wel uit het voorbeeld van het project rondom de studiefinanciering. Het project was op tijd afgerond, binnen het gestelde budget. Toch werd dit project in eerste instantie niet gezien als succesvol, want de implementatie van het nieuwe systeem was een drama. Eenmaal geïmplementeerd, bleek het project toch weer erg succesvol, want alles werkte naar behoren en de medewerkers konden er goed mee overweg. De studenten echter hadden er wat meer moeite mee. Zij konden niet goed overweg met het nieuwe systeem, waardoor het succes van het project weer in twijfel werd getrokken. Een aantal jaren later voerde de overheid een stelselwijziging door, waar het systeem niet op berekend was. Zo blijkt maar weer dat perceptie en het tijdspad erg belangrijk zijn.

Deelnemers

Reza Sarshar, projectleider bij IonIT
Leendert Hinds, projectmanager en business consultant bij Tata Steel Europe
Fred Bons, directeur projecten bij Ordina Nederland en bestuurslid van IPMA Nederland
Ben Zwartveld, business architect bij agentschap BPR
Bob van Zeist, managing director bij Cerios
Steven van ‘t Veld, business en information analist bij A/I/M
Gespreksleider: Sander Hulsman, hoofdredacteur a.i. bij Computable

Dit artikel is afkomstig van Channelweb.nl (https://www.channelweb.nl/artikel/5118320). © Jaarbeurs IT Media.

7,4


Lees ook


 

Stuur door

Stuur dit artikel door

Je naam ontbreekt
Je e-mailadres ontbreekt
De naam van de ontvanger ontbreekt
Het e-mailadres van de ontvanger ontbreekt

×
×
Wilt u dagelijks op de hoogte worden gehouden van het laatste ict-nieuws, achtergronden en opinie?
Abonneer uzelf op onze gratis nieuwsbrief.