Citrix Systems introduceerde vorige maand haar MetaFrame Access Suite 3.0 in Nederland. Volker Stevin Rail & Traffic implementeerde als eerste eindgebruiker in Nederland de volledige suite.
Volker Stevin Rail & Traffic is een relatief jong bedrijf, dat in 1997 ontstond uit een fusie tussen verschillende bedrijfsonderdelen van Koninklijke Volker Wessels Stevin NV en van de Nederlandse Spoorwegen. Het bedrijf is gespecialiseerd in spoorbouw en -onderhoud en beheer en installatietechniek.
In juni 2002 kwam Lars Rook als ICT-manager in dienst van VSRT en werd zodoende verantwoordelijk voor de ICT-afdeling, die 850 werkplekken voor een totaal van 1400 medewerkers ondersteunt. Hij onderwierp de ICT-omgeving van het bedrijf meteen aan een grondig onderzoek. Daarbij werd gekeken naar de dienstverlening van de ICT-afdeling, de status en de total cost of ownership (TCO) van de ICT-infrastructuur. Vervolgens maakte de kersverse ICT-manager een risico-inventarisatie. ‘ICT is weliswaar een ondersteunende dienst, maar krijgt een steeds belangrijkere rol in de primaire processen van de organisatie,’ aldus Rook. ‘Daarmee worden de risico’s van een slechte infrastructuur cruciaal voor een bedrijf.’
De knelpunten die door dit onderzoek aan het licht kwamen, waren onder meer dat de technici van de ICT-afdeling minder sterk onderlegd waren in dienstverlening. ‘Van klantgerichtheid was geen sprake, terwijl er toch serieuze problemen waren onder eindgebruikers,’ zegt Rook. Ook de continuïteit van de ICT-omgeving in het geval van calamiteiten liet veel te wensen over.
Zorgpunten
Rook vond in de situatie die hij aantrof bij VSRT een aantal ‘zorgpunten’. Rook: ‘De TCO was erg hoog, de domeinstructuur was complex en een duidelijke visie omtrent de infrastructuur en het ICT-beleid ontbrak. Ook kwamen er serieuze problemen aan het licht op het gebied van security, informatiebeveiliging en de e-mailarchitectuur.’ De eindgebruikers ervoeren het ICT-gebruik als een warboel. ‘Er waren een groot aantal user ID’s en wachtwoorden voor de verschillende domeinen,’ somt Rook op. ‘Er was een wildgroei aan applicaties en een grote diversiteit in de versies daarvan. Bovendien was de dienstverlening van de ICT-afdeling puur reactief. Men kon de problemen wel oplossen, maar de oorzaken ervan niet.’
Rook besloot dat ‘opwaarderen’ geen optie was en dat er een geheel nieuwe ICT-infrastructuur moest komen. Daarnaast moest de interne ICT-organisatie aangepast worden. ‘We moesten de computeromgeving centraliseren, de opslag consolideren en de dienstverlening verbeteren. We wilden uitgaan van een common operating environment, dus niet een allegaartje van verschillende platformen. We zijn een relatief klein bedrijf en kunnen het ons niet permitteren om voor ieder besturingssysteem een deskundige te hebben.’ Bij centralisatie rijst de vraag hoe men moet omgaan met de ‘single point of failure’, door het feit dat er één rekencentrum is voor 28 vestigingen. ‘Daarom hebben we steeds voorop gesteld dat er een dubbel rekencentrum moest komen,’ vertelt Rook.
Ook op het gebied van leveranciers en implementatiepartners is Rook kritisch. ‘Het is mijn persoonlijke mening dat je niet puur moet afgaan op het ontwerp of advies van een ICT-dienstverlener, want het gebeurt té vaak dat een oplossing in de praktijk nog allerlei problemen oplevert. Wij hebben er daarom voor gekozen om het ontwerp zelf uit te voeren, want we hebben voldoende technische kennis in huis. Daarnaast moet een goede partner begrijpen wat er ontworpen is en dat ook kunnen implementeren.’
Eigen beheer
Omdat VSRT het voorwerk in eigen beheer wilde uitvoeren, werd Cees Fluijt in mei 2003 aangetrokken als business consultant en projectleider. Fluijt deed eerder ervaring op met soortgelijke projecten binnen Vendex/KBB. ‘Die kennis wilde men bij VSRT benutten en dat is mijn rol geweest in het begin van het project. Het oogpunt was om de beste pareltjes uit de markt binnen te halen voor dit project en de medewerkers te laten participeren in het traject, zodat het project naadloos zou overvloeien naar de bestaande organisatie, die tenslotte het beheer moet verzorgen.’
De vraag dringt zich op of zo’n ‘relatief kleine’ organisatie de ambitieuze plannen allemaal wel nodig had. Rook: ‘We zijn een 24x7 bedrijf, dus de applicaties moeten continu beschikbaar zijn, en daarvoor is dus ook een hoge beschikbaarheid van onderhoud en beheer noodzakelijk. Door recente overnames zijn we inmiddels ook internationaal actief, en het spoor wordt in toenemende mate gedigitaliseerd met WiFi-, GPRS- en UMTS-technologieën, die beschikbaar worden voor zowel consumenten als het onderhoudsmanagement.’
Om de directie ook te overtuigen van de noodzaak van een volledige nieuwe ICT-infrastructuur had Rook handig het acroniem ‘WINST’ bedacht. ‘Daarmee trek je de aandacht wel,’ lacht de ICT-manager. ‘Maar in dit geval stond dat voor werkplek en infrastructuur standaardisatie. Naast een professionele ICT-afdeling betekent dat een gestructureerd ICT-beleid, bijvoorbeeld omtrent informatiebeveiliging, en een functionele werkplek voor alle medewerkers.’ Dit laatste houdt in dat alleen datgene geboden wordt wat werknemers nodig hebben, gebaseerd op hun rol binnen de organisatie, maar dat dit wel toegankelijk is vanaf elke locatie. Om deze opzet van flexibele werkplekken mogelijk te maken werd gekozen voor een gecentraliseerde computeromgeving op basis van server based computing (SBC).
Het projectteam van Fluijt boog zich vervolgens over de vraag of server based computing de juiste oplossing was voor VSRT, hoe het applicatiepakket samengesteld was en hoe dit zou werken onder het SBC-concept. ‘We wilden ons ervan verzekeren dat er later in het project niet nog eens een hoop problemen zouden ontstaan,’ zegt Fluijt.
Keuze
Aangezien het om een volledig nieuwe ICT-omgeving ging, stond VSRT voor de keuze om de infrastructuur te baseren op Windows Server 2000 of 2003. Daarom werden medewerkers van Microsoft gevraagd om hun visie op het ontwerp te geven. ‘Microsoft heeft het ontwerp getoetst en erop afgetekend dat het, met een paar kleine wijzigingen, goed was voor Windows 2003 en door Microsoft ondersteund kan worden,’ zegt Rook. ‘We hebben daarom Windows Server 2003 geadopteerd en voor de Oracle-omgeving gekozen voor Real Application Cluster versie 9i.’
Volgens Fluijt werd gekozen voor het ‘nieuwste’, omdat men anders onvermijdelijk kort na de implementatie van de nieuwe omgeving te maken zou krijgen met ingrijpende updates. ‘Deze keuze is uitzonderlijk, want in de meeste gevallen wordt toch gekozen voor het betrouwbare, het zekere voor het onzekere. Maar bij een massieve operatie zoals deze wil je niet na afloop weer te maken krijgen met veranderingen.’
Transparante toegang
Hoewel het om server based computing gaat, is de naam van Citrix nog niet gevallen. Rook: ‘Citrix is ook niet synoniem met server based computing, maar kwam pas om de hoek kijken omdat we onze medewerkers een transparante toegang wilden bieden. Dan spreek je over een access infrastructure, in de woorden van Citrix.’
Access infrastructure wordt door Citrix vormgegeven met de MetaFrame Access Suite 3.0, die voorziet in één centrale oplossing, zodat alle informatie consistent getoond wordt, ongeacht het device en hoe de computeromgeving georganiseerd is, vertelt Andreas van Wingerden, manager system engineers van Citrix. De suite bevat nieuwe versies van nagenoeg alle softwareproducten van Citrix die nu onder één licentiestructuur geboden worden. Naast Presentation Server 3.0 zijn dat de nieuwe versie 2.2 van Secure Access Manager en de softwareproducten Password Manager en Conferencing Manager. VSRT maakt vooralsnog geen gebruik van Conferencing Manager, hoewel het daar wél de licentie voor heeft.
MetaFrame Presentation Server werd in versie 3.0 voorzien van nieuwe beheermogelijkheden. Zo is er het zogenoemde ‘role based configuration’, waarmee toegang afhankelijk gemaakt kan worden van de rol die een medewerker binnen de organisatie speelt. ‘Toegang wordt dan beheerd aan de hand van het IP-adres of de locatie van de computer,’ legt Van Wingerden uit. ‘Zo zijn er zelfs afzonderlijke configuraties per gebruiker mogelijk.’ De suite voorziet ook in ‘smooth roaming’, wat betekent dat de applicatie een medewerker ‘volgt’ van de ene locatie naar de andere.
De keuze tussen Citrix en Terminal Server van Microsoft was volgens Rook snel gemaakt. ‘Gegeven onze infrastructuur is de toegevoegde waarde die Citrix biedt ten opzichte van Terminal Server voor ons vele malen meer van belang. We hebben applicaties die via GSM of GPRS met PDA’s verbonden worden en we wilden de Blackberry van Vodafone integreren voor e-mailsynchronisatie. Bovendien zijn er veel notebookcomputers die op een of andere manier verbonden zijn met het netwerk. Daarbij is beveiliging van groot belang, en we keken daarom naar Secure Gateway van Citrix, omdat deze aansloot bij wat wij zochten. Bovendien konden we ons met Secure Access Manager voorbereiden op de toekomst, wanneer we applicaties gaan aanbieden waar dat nu nog niet mogelijk is en daar betrouwbaar toegang tot moeten bieden.’
Het probleem van de wachtwoorden werd al in een vroeg stadium aangekaart, en VSRT had verschillende oplossingen overwogen van andere leveranciers. ‘Password Manager van Citrix sprak ons wel aan in de combinatie van producten,’ zegt Rook. ‘Toen we alle vragen op een rij zetten, kwamen we eigenlijk op één vraag uit: gaan we alleen SBC doen, of implementeren we de hele MetaFrame Access Suite? We kozen voor het laatste.’
Eén dienstverlener
De rol van Fluijt in de voorfase van de implementatie, tot en met de goedkeuring van de budgetten, was op dat moment uitgespeeld. ‘Wanneer je op het punt komt dat de plannen daadwerkelijk uitgevoerd gaan worden, moet je op zoek naar één dienstverlener. Deze kun je dan ook later aanspreken op het resultaat.’ De keuze viel hierbij op Simac, die geselecteerd werd uit drie partijen, omdat dit bedrijf niet alleen Citrix Platinum Partner is, maar ook een brede kennis heeft van netwerken en de ondersteunende taken. ‘Het is niet alleen een Citrix-implementatie, er komen ook producten van Oracle en een migratie van Baan bij kijken, een nieuwe netwerkinfrastructuur en computeromgeving, en de overstap van BT naar KPN. Wat dat betreft is dit project uitzonderlijk, en dan moet je een partner hebben die daar goed in ingevoerd is.’
Bij Simac heeft men het project eerst goed bekeken, want de dienstverlener kreeg ten slotte een kant-en-klaar pakket in handen, en werd geacht hier verantwoordelijkheid voor te nemen tijdens de implementatie, vertelt Peter Plaum, director new business van Simac. Vervolgens nam Simac in december 2003 het stokje over van het interne projectteam. Door een aaneenschakeling van onfortuinlijke voorvallen raakte Simac echter in een tijdsbestek van drie weken een aantal verantwoordelijke medewerkers kwijt, aldus Plaum. ‘De opstartende projectmanager viel helaas af vanwege ziekte, en zijn opvolger brak zijn enkel. Toen was het even noodweer, en toen de verantwoordelijke man voor de communicatie tussen Simac en VSRT vervolgens onverwacht snel de organisatie verliet, ontstond er een vacuüm.’ Om weer iemand anders van Simac in te werken in het project zou te veel tijd kosten, daarom werd ervoor gekozen om deze opdracht aan Fluijt te geven en hem te ondersteunen met een accountteam van Simac. ‘Het is een pettenvermenging, maar iemand moest de kar trekken,’ zegt Fluijt. ‘Ik was goed op de hoogte van het project en had bovendien in het verleden al ervaring opgedaan bij Simac.’
Afronding
Bij iedere implementatie rijst onvermijdelijk de vraag: wat ging er goed, wat ging er fout? Fluijt: ‘Wat goed ging, was hoe Simac het project oppakte en zodoende een vliegende start maakte bij het in gang zetten van het project. Citrix is niets nieuws voor Simac en er waren dan ook geen onoverkomelijke struikelblokken in de technische implementatie.’ Plaum: ‘Minder goed verliep de overstap van het Unix-gebaseerde Baan naar Oracle 9i-RAC, die gelijktijdig met de Citrix-implementatie uitgevoerd werd. Dit werd door ons uitbesteed aan Oracle, omdat we zelf deze competentie niet hebben. Het traject nam veel tijd in beslag en na de oplevering heeft VSRT daar nog veel aan moeten fijnslijpen om dat op een goed beheersbaar niveau te krijgen.’
De belangrijkste stappen in de afronding zijn gezet in maart en april, en momenteel worden de laatste puntjes op de i gezet. ‘Bepaalde onderdelen van de MetaFrame Access Suite 3.0 waren pas in april beschikbaar,’ zegt Fluijt. ‘Die zijn we nu aan het integreren.’ Daarnaast worden de interne medewerkers van VSRT opgeleid voor het beheer van de omgeving, want ook dit wil het bedrijf in eigen hand houden. ‘Er is geen enkel plan om dat op welke manier dan ook uit te besteden,’ zegt Fluijt weer met de pet van de opdrachtgever op. Deze training wordt verzorgd door EMC en Dell voor de hardware en distributeur CDG. Het opleidingsprogramma moet over anderhalf jaar leiden tot certificering van de interne medewerkers.
Stabiel en flexibel
Wist VSRT met de implementatie alle ‘zorgpunten’ van Rook op te lossen? Rook: ‘De implementatie brengt ons een stabiele, flexibele infrastructuur. Zodoende konden we de TCO met zeker 35 procent verlagen. Dat is fors, en dat betekent dat we een ROI realiseren van 20 maanden en dat is zelfs behoudend berekend. We kunnen de applicaties op een eenvoudige manier beheren en distribueren. We hebben de functionele werkplek geïmplementeerd en daardoor op alle locaties een kostenreductie in het aantal notebooks gerealiseerd. Veel mensen hebben geen zin om een notebook mee op pad te nemen, en er is nu een werkplek voor hen op iedere locatie. Dat dwingen we niet af, want we vragen al genoeg van de werknemers, maar we zorgen er wel voor dat ze begrijpen dat de toegevoegde waarde van de functionele werkplek die van een notebook overschrijdt.’
