Enterprise content management (ecm) heeft betrekking op technologieën en methodologieën die worden gebruikt om de content van een organisatie te beheren, als ondersteuning van de bedrijfsprocessen. Op deze manier draagt het bij aan het verbeteren van business process management (bpm). Wat staat er het komende jaar te wachten voor ecm en bpm volgens Computable-experts?
De content chaos! Wordt het echt een chaos of valt het wel mee met de informatie-overload in 2015? De hoeveelheid artikelen, infographics en doemscenario’s over de groei van de hoeveelheid content stijgt even schrikbarend als de content zelf, zegt Oscar Dubbeldam, algemeen manager bij Migrato. ‘Organisaties raken het spoor bijster in hun eigen elektronische archieven. De procesmedewerker heeft moeite met het terugvinden van de juiste informatie om een beslissing te kunnen nemen. In 2015 lijkt het praktisch onmogelijk te worden om de kenniswerker in een organisatie optimaal te ondersteunen met de juiste informatie op het juiste moment en vanuit de juiste interne of externe bron.’
Niet alleen komt er in 2015 veel content bij, Dubbeldam wijst er ook op dat er veel mogelijkheden komen om deze content op een goede en efficiënte manier te ontsluiten. Bang zijn voor de content chaos hoeft dan ook niet meer, meent hij. ‘Nieuwe classificatie en migratietechnieken komen er aan.’
Enterprise process automation
Volgens Menno Heesbeen, regional managing director bij Redwood Software, zien steeds meer organisaties in dat enterprise process automation (epa) een belangrijke functie vervult binnen hun organisatie. ‘Wat voor velen jaren geleden is begonnen als ‘een simpele job-scheduler’ is uitgegroeid tot een kritische bedrijfsapplicatie die er voor zorgt dat de processen goed blijven draaien. Daarmee wordt de roep voor varianten vanuit de cloud voor proces automatisering en een goed governance model en compliancy ook steeds groter.’ Heesbeen signaleert dat steeds vaker het besef komt dat bedrijfsprocessen vaak over meerdere applicaties, systeemlandschappen en afdelingen heen worden uitgevoerd. ‘Steeds vaker ook realiseert een organisatie zich dat de impact van een proces dat niet goed draait groot is.’
Voor 2015 verwacht Heesbeen dat dit het jaar wordt waarin de definitieve stap wordt gemaakt voor organisaties om over te stappen op epa. ‘De volgende generatie van toepassingen heeft zich in de afgelopen jaren aangemeld en dit wordt het jaar dat organisaties hier definitief voor gaan kiezen.’ Hij voorspelt dat organisaties de financiële processen verder gaan automatiseren, zoals de financial close, reconciliaties en het aanmaken van journaalposten. Daarbij voorspelt hij ook dat organisaties epa gaan toepassen voor ‘IT landscape monitoring’, voor het beheren van sla’s met de business en voor het analyseren van trends in het landschap op basis van de geautomatiseerde processen. ‘We spraken eerder al over een back-office revolution en nu is ook de it operations revolution in volle gang!’
Invloed smartphone
Ook zal de toename in het gebruik van mobiele systemen en smart-proces apps in de zakelijke omgeving zaken invloed hebben op ecm en bpm, voorziet Hans Kaashoek, managing partner bij Strategy Partners. De door gebruikers uit te voeren taken en informatie-invoer maakt grote delen van bestaande bedrijfsprocessen en medewerkers overbodig, legt hij uit. ‘Het zijn met name de informatiecontrole en voorbewerkingstappen, met andere woorden de front-office taken, die gaan vervallen. Informatie vanuit de applicatie wordt direct gevalideerd met bestaande informatie en bij onvolledigheid of onjuistheid, wordt deze door de gebruiker aangevuld of gecorrigeerd. Het resultaat is clean-data die direct geschikt is voor verdere verwerking.’
Dit kan volgens Kaashoek op twee manieren worden bereikt. ‘De ene manier is door gespecialiseerde back-office medewerkers met behulp van advance case management software. De tweede manier is volledig automatisch met rulesbased software.’ Ook aanvullende informatie uit eventueel bijgesloten content, zoals een foto van een document of schade, wordt dan door content analyse functies geëxtraheerd, zodat de content zelf slechts ter referentie moet worden opgeslagen, zegt Kaashoek. ‘Hiermee verandert de rol van de content van een primaire informatiebron naar een ondersteunend element in de dataverwerking. De noodzaak voor specifieke ecm- en bpm-applicaties komt hiermee te vervallen. De integratie van content direct in de bedrijfsapplicatie zal de nadruk krijgen.’
